デバイスを利用者に割り当てる・割当を解除する

概要

本ページは、Josysでデバイスを従業員へ割り当てる方法、および割当を解除する方法を説明したページです。

できること

Josysでは、デバイス台帳に登録したデバイスに、現在の利用者や、過去の利用者を登録することが可能です。また、登録をすることで、デバイスの利用者に棚卸しの連絡をすることもできるようになります。

なお、現在の利用者に割り当てられるのはメンバー台帳内の入社前、在籍中、休職中のメンバーのみです。

デバイスを利用者に割り当てる

デバイスをメンバーに割り当てる際は、ステータスが在庫のデバイスのみ割り当て可能です。

1. Josys管理画面の左タブにある「メンバー」を選択します。
2. 割り当てたいメンバーを選択してください。
3. .該当メンバーの詳細画面内の横の列の中から「ITデバイス」をクリックしてください。
4. 画面中央付近にある、「＋ITデバイスを追加する」と書かれた黒のボタンをクリックしてください。
5. 1台以上ITデバイスが割り当てされている場合は、
   画面右側の位置に、「＋ITデバイスを追加する」ボタンが表示されます。
   
6. ステータスが「在庫」の状態になっているデバイスが、割当候補デバイスとして表示されます。（検索可能）
7. 該当するデバイスのチェックボックスにチェック☑を入れて次へをクリックしてください。
8. 次へをクリックすると、利用開始日を記載する画面に切り替わります。
9. 利用開始日を入力してください。未来の日付でも入力が可能です。
10. 選択したデバイスが追加されました。
11. 実行後、デバイスのステータスは自動的に利用中に切り替わります。

CSVファイルで一括で割り当てる

CSVでメンバーに割り当てることができるデバイスは、ステータスが”在庫”のデバイスのみです。また、登録には以下の2項目が必須です。詳しくはデバイス台帳上のデバイス情報をCSVファイルで一括登録・編集する をご参照ください。

1. 従業員番号 もしくは、従業員メールアドレス
2. 利用開始日

社員に紐付かないデバイスを管理する

下記ページをご参照ください。
参考：社員に紐付かないデバイスを管理する

デバイスの利用者割当を解除する

1. Josys管理画面の左タブにある「メンバー」を選択します。
2. 割り当てを解除したいメンバーを選択してください。
3. 該当メンバーの詳細画面内の横の列の中から「IITデバイス」をクリックしてください。
4. 割当を解除したいデバイスの右端の⋮(縦3点)をクリックし、利用者から外すをクリックしてください。
5. 利用終了日と、利用終了後のデバイスのステータス（在庫、廃棄/解約、不明）を選択します。
6. 「実行する」をクリックしてください。利用終了日、利用終了後のデバイスのステータスは、入力必須となります。
7. 実行すると、利用割当を解除したデバイスが、一覧から削除されます。
   

• 在庫：「在庫」ステータスになると、新規従業員に割り当てが可能となります。
• 廃棄/解約：購入品の廃棄とリース品の解約を想定しています。
• 不明：上記2種類として判断出来ないデバイスには、不明ステータスをご使用ください。

よくある質問

• 利用者の割り当てを解除できないデバイスがあります

  MDMとマスタ連携を行っており、利用者をMDM側から取得する設定になっている場合Josys上から編集は行えません。
  MDM側の更新をお願いいたします。参考：外部システムと連携（マスタ連携）し、デバイス台帳を作成する

• 過去の利用者と、現在の利用者に同じ人が登録されています

  利用者が割り当てられているデバイスのステータスを一度「利用中」以外に変更すると、現在割り当てられている利用者は過去の利用者に登録されます。
  再度利用者を同一人物に登録しても過去の利用者を現在の利用者に復活させる挙動ではないため、新しい利用者として登録されます。
  過去の利用者を現在の利用者と統合したい場合は、過去の利用者を削除のうえ、現在の利用者の利用開始日を編集してください。

• 利用者に未管理ユーザーが割り当てられています

  MDM上で、メンバー台帳に登録されていないユーザーに対してデバイスが割り当てられている場合に発生します。
  該当のユーザーをメンバーに登録するか、MDM上からITデバイスの利用を解除するなどの実施をしてください。
  参考：検知された未管理ユーザーを処理する