概要
Josysでは、従業員が利用しているアプリのアクセス権を定期的に確認・見直すアプリ棚卸しの機能をご用意しております。この機能を使うと、管理者は従業員に対して「どのアプリを使っているか」「そのアクセスが本当に必要か」を確認するアンケートを実施できます。これにより、不要なアプリ利用を防ぎ、ライセンスの最適化やセキュリティ強化につなげることができます。本ページでは、アクセスレビューのアンケート配信方法を記載しています。
想定読者
- アクセスマネジメントプランをご契約のお客様
- アンケートを受け取ったお客様
ご利用いただけるお客様
- アクセスマネジメントプランをご契約のお客様はご利用いただけます。
アプリ棚卸しでできること
Josysのアプリ棚卸し機能を利用すると、メンバーに対してアプリのアカウントの必要可否を確認するアンケートの通知を送信することができます。
メンバーの回答結果をもとにアプリのアカウントの棚卸しを簡単に行えるようになります。
アプリ棚卸しの行い方
アプリ棚卸しには下記の2パターンの方法をご用意しております。
| # | レビュー方法 | 概要 |
|---|---|---|
| 1 | ユーザーによるレビュー | 棚卸しを行うアプリを利用しているユーザーに直接アンケートを送付し、アカウントの要不要を回答してもらう方法です。 |
| 2 | アプリオーナーによるレビュー | 棚卸しを行うアプリを管理しているオーナーにアンケートを送付し、ユーザーごとの要不要を回答してもらう方法です。 |
アンケート送付手順
1.アンケート送付対象アプリの選択
- 管理者権限でJosysにログインします。
- 左サイドメニューから「アプリ＞管理アプリ」をクリックし、アプリ台帳を開いてください。
- アカウントの棚卸しを行いたいアプリの行をクリックしてください。
- 画面右側にある「縦三点リーダー＞アプリ棚卸しを開始する」をクリックしてください。
2.対象アカウントの設定
- 棚卸しの対象となるアカウントを選択してください。
- 右下の「次へ」をクリックしてください。
3.レビュアーの設定（対象アプリが1つのみの場合）
- 「ユーザーレビュー」か、「アプリオーナーによるレビュー」を選択してください。
「アプリオーナーによるレビュー」を選択した場合は、レビューを担当するアプリオーナーのメールアドレスを入力してください。 - 右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。
4.アンケートの質問内容の設定
- アンケートの質問内容を設定してください。 参考：カスタム質問を作成する
- 右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。
5.スケジュール及びアンケートの通知方法の設定
スケジュールの設定
- すぐにアンケートを送信したい場合は「すぐに公開」を選択してください。
特定の日時になったらアンケートを送付したいという場合は「スケジュール」を選択してください。日時が選択できます。
💡昼の12時に送信したい場合は、「午後12:00」を選択してください。 - 繰り返し機能の設定をしてください。
もし、定期的にアンケートを送信したい場合は、「アプリ棚卸し繰り返し設定」を有効化してください。
3か月ごと、6か月ごと、9か月ごと、12か月ごと、15カ月ごと、18カ月ごと、24か月ごとを選択できます。
アンケートの通知方法及び通知文言の設定
- 左側の画面を少し下にスクロールし、「設定」をクリックしてください。
- 右側にウィンドウが開いたら、通知方法を設定していただけます。
Slackや、Teamsはご連携頂いている場合選択が可能です。 - 送信されるメールはサンプルが記載されています。必要に応じて更新してください。
アンケートのリマインダーの設定
- 回答のなかったメンバーに対してリマインダーを自動で送信したい場合は、「リマインダーを送信」を有効化してください。
- 有効化すると、設定画面が表示されます。繰り返しの期間を設定してください。
日数は1日ごと、3日ごと、7日ごと、15日ごと、30日ごとを選択でき、配信時間もご設定ください。
例）2026/1/1にアンケートを配信し、3日ごとにリマインドを設定している場合、1/4時点で回答がないユーザーにリマインドが送信されます。 - リマインド時は別のメッセージを送信したい場合は、「リマインダーにカスタムメッセージを使用」を有効化してください。
- タイトルと本文を入れられる欄が表示されるため、記入してください。
6.アンケートの保存及び送付
- アンケートのタイトルを入力してください。
例）2025年9月度 Google Workspace アカウント棚卸し - 最後に送信前の確認画面が表示されます。内容に問題がなければ「アンケートを送付する」ボタンをクリックします。
カスタム質問を作成する
アンケートには、自分で作成した質問を含めることが可能です。新しい質問を作成する場合は下記をご参照ください。
- 質問内容を選択する画面で「新規質問」をクリックします。
- 「短文回答」、「複数選択」を選択し質問を追加します。
- 作成後、「質問を追加」をクリックすると質問がアンケートに追加されます。
💡追加した質問は別のアンケートでも再利用可能です。
ただし、管理アプリ側のアンケートで作成された追加質問は、管理アプリの棚卸し、
検知アプリ側のアンケートで作成された追加質問は検知アプリの棚卸しのみで利用可能です。
「@app」という変数をご利用頂ければ、アプリ名を質問名に含むことが可能です。複数のアプリに同じ質問を利用したい場合にご活用ください。
回答状況を確認する
- 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
- 対象のアプリ棚卸しをクリックしてください。
- アカウント毎の回答状況を確認することが可能です。
未回答者へリマインドする
手動でリマインドを送付したい場合に下記の手順をご利用ください。
- 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
- 対象のアプリ棚卸しをクリックしてください。
- 右上の「リマインドを送信する」をクリックしてください。
- リマインドに使うタイトルと本文を設定してください。
- 右下の「次へ」をクリックしてください。
- リマインドの方法を選択してください。
メールは必須ですが、Slackや、Teamsはご連携頂いている場合選択が可能です。 - 右下の「リマインドを送信する」をクリックしてください。即時に通知は送信されます。
アンケートを終了する
アプリの棚卸しが終了し、アンケートのリマインドも止めたい場合などには下記をご参考の上、終了してください。
- 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
- 終了したいアプリ棚卸しをクリックしてください。
- 画面右上の「アンケートを終了する」のボタンをクリックしてください。
- 確認画面が表示されるので、「終了する」のボタンをクリックしてください。
アンケートの回答内容を出力する
- 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
- 出力したいアプリ棚卸しをクリックしてください。
- 画面側の「ダウンロード」のボタンをクリックしてください。1つのアンケートで複数のアプリのアンケートをとった場合、メンバー毎の回答か、アプリ毎の回答か、フォーマットを選択することができます。選択したうえで「ダウンロード」ボタンを再度クリックしてください。
- CSVファイルがダウンロードされます。
アンケートの回答結果をトリガーにタスクを自動化する
アンケートの回答を受け取った後、回答内容に応じた処理を自動化することができます。
下記のような設定が可能です。
例）アプリのアカウントを削除しても良いですか？の質問に対し、「はい」と回答した人のアカウントは自動で削除する
例）アプリのアカウントを削除しても良いですか？の質問に対し、「はい」と回答した人のアカウントを削除するよう、情報システム部にタスクを割り振る
- 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
- アンケート回答受領後、タスクを自動化したいアプリ棚卸しをクリックしてください。
- 右上の「自動化する」をクリックしてください。下からウィンドウが開きます。
- テンプレート：自動アプリ棚卸し を利用したワークフローの作成方法 をご参考の上設定を進めてください。
アンケートに回答する（アンケート受信者の作業）
- アンケート依頼のメールや、Slack/Teamsを確認し、「回答する」をクリックします。
- アンケート画面に遷移したら、「アプリ棚卸しを開始する」をクリックします。
- 質問内容に回答し、「送信」のボタンをクリックします。
よくある質問
Q. アプリオーナーによるレビューで複数名が回答する場合の挙動を教えてください。
A: 最後に回答した方の回答が優先されます。
例）3人が回答をする場合
1人目と2人目がアンケートに回答したうえで「作業を保存」したあと、3人目が「送信」を押下するとワークフローが走ります。
1人目、2人目の情報は3人目の情報で上書きされます。 この際、1人ずつ何を回答したかどうかのログや、日次の確認は不可となっております。