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アプリ棚卸し機能について

更新

概要

Josysでは、従業員が利用しているアプリのアクセス権を定期的に確認・見直すアプリ棚卸しの機能をご用意しております。この機能を使うと、管理者は従業員に対して「どのアプリを使っているか」「そのアクセスが本当に必要か」を確認するアンケートを実施できます。これにより、不要なアプリ利用を防ぎ、ライセンスの最適化やセキュリティ強化につなげることができます。本ページでは、アクセスレビューのアンケート配信方法を記載しています。

想定読者

  • アクセスマネジメントプランをご契約のお客様
  • アンケートを受け取ったお客様

ご利用いただけるお客様

  • アクセスマネジメントプランをご契約のお客様はご利用いただけます。

アプリ棚卸しの行い方

アプリ棚卸しには下記の2パターンの方法をご用意しております。

# レビュー方法 概要
1 ユーザーによるレビュー 棚卸しを行うアプリを利用しているユーザーに直接アンケートを送付し、アカウントの要不要を回答してもらう方法です。
2 アプリオーナーによるレビュー 棚卸しを行うアプリを管理しているオーナーにアンケートを送付し、ユーザーごとの要不要を回答してもらう方法です。

アンケート送付手順

1.アンケート送付対象アプリの選択

  1. 管理者権限でJosysにログインします。
  2. 左サイドメニューから「アプリ＞管理アプリ」をクリックし、アプリ台帳を開いてください。
  3. アカウントの棚卸しを行いたいアプリの行をクリックしてください。
  4. 画面右側にある「縦三点リーダー＞アプリ棚卸しを開始する」をクリックしてください。

2.アンケート対応者の設定

  1. 棚卸しの対象となるアカウントを選択してください。
  2. 「アプリ棚卸しを開始する」ボタンをクリックしてください。
  3. アプリ棚卸しの設定画面が開きます。「ユーザーレビュー」か、「アプリオーナーによるレビュー」を選択してください。
    「アプリオーナーによるレビュー」を選択した場合は、レビューを担当するアプリオーナーのメールアドレスを入力してください。
  4. 右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。

3.アンケートの質問内容の設定

  1. アンケートの質問内容を設定してください。 参考：カスタム質問を作成する
  2. 右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。

4.アンケートの通知方法の設定

  1. アンケートの通知方法を選択してください。
    Slackや、Teamsはご連携頂いている場合選択が可能です。
  2. 送信されるメールはサンプルが記載されています。必要に応じて更新してください。
  3. 右下の「次へ」ボタンをクリックしてください。

5.アンケートの保存及び送付

  1. アンケートのタイトルを入力してください。
    例）2025年9月度 Google Workspace アカウント棚卸し
  2. 最後に送信前の確認画面が表示されます。内容に問題がなければ「アンケートを送付する」ボタンをクリックします。
💡検知アプリのアプリ棚卸しを行うことも可能です。
その場合、上記の「2」で、「アプリ＞検知アプリ」をクリックしてください。
💡複数のアプリで棚卸しを行うことも可能です。
その場合、「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックして右上の「新規アプリ棚卸し」をクリックしてください。対象アプリ及びユーザーを選択後、上記の「8」以降をご参考ください。
なお、複数のアプリを選択した場合は「アプリオーナーによるレビュー」はご実施いただけません。

カスタム質問を作成する

アンケートには、自分で作成した質問を含めることが可能です。

  1. 質問内容を選択する画面で「新規質問」をクリックします。
  2. 「短文回答」、「複数選択」を選択し質問を追加します。
  3. 作成後、「質問を追加」をクリックすると質問がアンケートに追加されます。

💡追加した質問は別のアンケートでも再利用可能です。ただし、管理アプリ側のアンケートで作成された追加質問は、管理アプリの棚卸し、検知アプリ側のアンケートで作成された追加質問は検知アプリの棚卸しのみで利用可能です。

回答状況を確認する

  1. 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
  2. 対象のアプリ棚卸しをクリックしてください。
  3. アカウント毎の回答状況を確認することが可能です。
💡アカウントの回答内容によって自動でアカウントを処理する自動化も可能です。
参考：テンプレート：自動アプリ棚卸し を利用したワークフローの作成方法

アンケートを終了する

  1. 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
  2. 終了したいアプリ棚卸しをクリックしてください。
  3. 画面右上の「アンケートを終了する」のボタンをクリックしてください。
  4. 確認画面が表示されるので、「終了する」のボタンをクリックしてください。

アンケートの回答内容を出力する

  1. 左メニューから「アクセス＞アプリ棚卸し」をクリックしてください。
  2. 出力したいアプリ棚卸しをクリックしてください。
  3. 画面側の「ダウンロード」のボタンをクリックしてください。1つのアンケートで複数のアプリのアンケートをとった場合、メンバー毎の回答か、アプリ毎の回答か、フォーマットを選択することができます。選択したうえで「ダウンロード」ボタンを再度クリックしてください。
  4. CSVファイルがダウンロードされます。

アンケートに回答する

  1. アンケート依頼のメールや、Slack/Teamsを確認し、「回答する」をクリックします。
  2. アンケート画面に遷移したら、「アプリ棚卸しを開始する」をクリックします。
  3. 質問内容に回答し、「送信」のボタンをクリックします。

よくある質問

Q.アプリオーナーによるレビューで複数名が回答する場合の挙動を教えてください。
A:最後に回答した方の回答が優先されます。
例）3人が回答をする場合
1人目と2人目がアンケートに回答したうえで「作業を保存」したあと、3人目が「送信」を押下するとワークフローが走ります。
1人目、2人目の情報は3人目の情報で上書きされます。 この際、1人ずつ何を回答したかどうかのログや、日次の確認は不可となっております。

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