テンプレート：自動オンボーディング を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：自動オンボーディング を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• 新入社員の入社処理を行う IT管理者

当テンプレートについて

ワークフローが実行されるトリガー

下記のトリガーでワークフローが動きます。

• メンバー台帳に「在籍中」のステータスでメンバーが追加したとき
• メンバー台帳に「入社前」のステータスで登録されているメンバーが「在籍中」のステータスに変更したとき
• メンバー台帳のメンバーの「入社日」が本日のとき

実行できること

下記のような設定が可能です。

• アカウントの発行作業をアプリオーナーのタスクとしてJosys上に登録すること
• Josysがアカウントを発行する権限を持っているアプリであれば、
  トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に作成すること

Josysがアカウントを発行する権限を持っているかどうかは、下記の表の「できること」からご確認ください。
参考：アプリごとのサポート範囲

ワークフロー設定例

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. 入社時のプロセスを自動化させたいアプリを選択します。
4. 右下の 「次へ」 をクリックします。

条件の設定（スキップ可能）

部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務または経理の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

「アクションを追加」をクリックしてください。入社者がいた場合に実行したいアクションを設定します。

アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。

1. アクションの設定例① 
   入社者がいたら自動でアカウントを削除し、メールで通知をしたい場合
   アクション①「ユーザーを削除」と、アクション③「メールを送信」アクションを追加してください。
2. アクションの設定例②
   入社者がいたら担当者へメールで通知をし、申請内容の承認を行ってからアカウントを発行したい場合
   アクション③「メールを送信」と、アクション②「手動タスクを追加」を追加してください。
   ※なお、アカウント発行は手動で行っていただくことになります。

設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。内容をご確認の上、右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。