テンプレート：入社時のアカウント発行自動化を利用したワークフローの作成方法 – ジョーシスヘルプセンター

本ページでは、Josysのワークフロー機能のテンプレート：「入社時のアカウント発行自動化」を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

概要

参考：ワークフロー機能について

想定読者

新入社員の入社処理を行う IT管理者

当テンプレートについて

当テンプレートでは、メンバー台帳にメンバーが追加されたり、メンバー台帳のメンバーの情報が更新されたりしたタイミングをトリガーにしたワークフローを作成することができます。

実行できること

下記のような設定が可能です。

トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に作成すること
*Josysがアカウントを発行する権限を持っているアプリに限ります
アカウントの発行作業をアプリオーナーのタスクとしてJosys上に登録すること

Josysがアカウントを発行する権限を持っているかどうかは、下記の表の「できること」という項目をご参照ください。
参考：アプリごとのサポート範囲

ワークフロー設定例

当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。

ワークフローが実行されるトリガー

ワークフローの実行は、手動実行と、自動実行があります。

手動実行は、メンバーを選択してワークフローを実行する方法です。
自動実行は、下記のトリガーをOR条件で組み合わせることが可能です。

トリガー基準	トリガー詳細設定	トリガー内容
入社日を基準とする	入社日に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」当日になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
	入社日の前に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」のN日前になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
	入社日の後に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」のN日後になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
メンバーの追加を基準とする	-	メンバー台帳に、「ステータス」が”在籍中”のメンバーが追加されたら当ワークフローを実行する
メンバーステータスの更新を基準とする	-	メンバー台帳に、”入社前”で登録されているメンバーの「ステータス」が、”在籍中”に変更されたら当ワークフローを実行する
メンバー詳細の更新を基準とする	拠点の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「拠点」が変更されたら当ワークフローを実行する
	部署の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「部署」が変更されたら当ワークフローを実行する
	役職の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「役職」が変更されたら当ワークフローを実行する

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
トリガーを設定します。
デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、メンバーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。その他に、メンバーの追加やステータスの変更などをトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。
右下の 「次へ」 をクリックします。

アカウントを発行したいアプリの設定

ワークフローがトリガーされた際にアカウントを付与したいアプリを選択してください。
選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。

条件の設定（スキップ可能）

当ワークフローがトリガーされるメンバーの条件を設定できます。もしも部署や、役職、雇用区分ごとに発行したいアプリが変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。
条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務または経理の方で、雇用区分が正社員の方にのみ当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

「アクションを追加」をクリックしてアクションを追加してください。各アクションの内容は下記をご参照ください。
ワークフロー内で設定できるアクションについて
設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

💡アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。
アクションの設定例① 入社者がいたら自動でアカウントを発行し、メールで通知をしたい場合
アクション1「アカウントを追加」と、アクション4「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 入社者がいたら担当者へメールで通知をし、申請内容の承認を行ってからアカウントを発行したい場合
アクション4「メールを送信」と、アクション3「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント発行は手動で行っていただくことになります。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。

概要