テンプレート：入社時のアカウント発行自動化を利用したワークフローの作成方法 – ジョーシスヘルプセンター

本ページでは、Josysのワークフロー機能のテンプレート：「入社時のアカウント発行自動化」を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

概要

参考：ワークフロー機能について

想定読者

新入社員の入社処理を行う IT管理者

当テンプレートについて

当テンプレートでは、メンバー台帳にメンバーが追加されたり、メンバー台帳のメンバーの情報が更新されたりしたタイミングをトリガーにしたワークフローを作成することができます。

実行できること

下記のような設定が可能です。

トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に作成すること
*Josysがアカウントを発行する権限を持っているアプリに限ります
アカウントの発行作業をアプリオーナーのタスクとしてJosys上に登録すること

Josysがアカウントを発行する権限を持っているかどうかは、下記の表の「できること」という項目をご参照ください。
参考：アプリごとのサポート範囲

ワークフロー設定例

当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。

ワークフローが実行されるトリガー

ワークフローの実行は、手動実行と、自動実行があります。

手動実行は、メンバーを選択してワークフローを実行する方法です。
自動実行は、下記のトリガーをOR条件で組み合わせることが可能です。

トリガー基準	トリガー詳細設定	トリガー内容
入社日を基準とする	入社日に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」当日になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
	入社日の前に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」のN日前になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
	入社日の後に実行する	メンバー台帳のメンバーに登録されている「入社日」のN日後になったら当ワークフローを実行する 💡トリガー実行時間の設定も可能です。
メンバーの追加を基準とする	-	メンバー台帳に、「ステータス」が”在籍中”のメンバーが追加されたら当ワークフローを実行する
メンバーステータスの更新を基準とする	-	メンバー台帳に、”入社前”で登録されているメンバーの「ステータス」が、”在籍中”に変更されたら当ワークフローを実行する
メンバー詳細の更新を基準とする	拠点の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「拠点」が変更されたら当ワークフローを実行する
	部署の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「部署」が変更されたら当ワークフローを実行する
	役職の変更	メンバー台帳に登録されているメンバーの「役職」が変更されたら当ワークフローを実行する

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
トリガーを設定します。
デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、メンバーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。その他に、メンバーの追加やステータスの変更などをトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。
右下の 「次へ」 をクリックします。

アカウントを発行したいアプリの設定

ワークフローがトリガーされた際にアカウントを付与したいアプリを選択してください。
選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。

条件の設定（スキップ可能）

当ワークフローがトリガーされるメンバーの条件を設定できます。もしも部署や、役職、雇用区分ごとに発行したいアプリが変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。
条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務または経理の方で、雇用区分が正社員の方にのみ当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。
「アクションを追加」をクリックしてアクションを追加してください。アクションの内容は下記をご参照ください。
設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

#	アクション名	説明	設定方法
1	アカウントを追加	対象アプリにJosysから自動でアカウントを発行します。	アカウント発行の際にアプリごとに必要な設定を進めてください。 💡Josysからアカウントを発行する権限がないアプリの場合、「手動タスク」か、「チケットを作成」としての設定画面に切り替えが可能です。設定方法は、下記の「チケットを作成」「手動タスクを作成」の欄をご覧ください。
2	チケットを作成	ワークフローが起動したらJiraにチケットを起票します。 💡ご利用には、事前にJiraとのアプリ連携と業務ツール連携が必要です。参考：Jiraと業務ツール連携をする	・チケットを作成するタイミングを選択してください。・プロジェクトと、課題タイプを選択してください。・その課題タイプに必要な入力項目が表示されるので適宜入力してください。
3	手動タスクを作成	ワークフローが起動したらJosysの「自分のタスク」にタスクを作成します。自動的にアカウントを発行させるのではなく、内容を確認したうえでアカウントを発行したい場合は当タスクをご設定ください。	・タスクを作成するタイミングを選択してください。・タスクの担当者を設定してください └全てのジョーシス管理者 └タスク担当者を一人選択・このタスクが登録されたら何を実行してほしいのか、「タスクの説明」を登録してください。記載例）「対象アプリのアカウント発行後、タスクのステータスを「終了」に変更してください」
4	メールを送信	ワークフローが起動したらメールを送信します。 💡手動タスクのみを追加してもメールで通知などが行われないため、対応漏れを防ぐために当アクションの追加を推奨します。	・メールを送信するタイミングを選択してください。・メールを送信する宛先のメールアドレスを設定してください・件名、本文を設定してください

💡アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。
アクションの設定例① 入社者がいたら自動でアカウントを発行し、メールで通知をしたい場合
アクション1「アカウントを追加」と、アクション4「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 入社者がいたら担当者へメールで通知をし、申請内容の承認を行ってからアカウントを発行したい場合
アクション4「メールを送信」と、アクション3「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント発行は手動で行っていただくことになります。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。

ワークフローが実行されたあとの挙動

▽「アカウントを追加」を追加したワークフローの場合
選択したアプリのアカウントが自動で発行されます。

▽「チケットを作成」を追加したワークフローの場合
ワークフロー設定時に設定したプロジェクトに、指定の形式でチケットが作成されます。

▽「手動タスクを作成」を追加したワークフローの場合
手動タスクの作業者に設定された方がJosysにログインすると、「自分のタスク」にタスクが追加されています。
タスクをクリックして頂くと右側に依頼内容の詳細が表示されます。

▽「メール送信」を追加したワークフローの場合
ワークフロー設定時に設定したメールタイトル、本文で指定のメール送信先にメールが届きます。

概要