本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「退職処理の自動化」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
概要
本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「退職処理の自動化」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
参考：ワークフロー機能について
想定読者
- 新入社員の入社処理を行うIT管理者
当テンプレートについて
当テンプレートでは、従業員の退職時に自動でアカウントを削除、停止することや、そのためのタスクを作成するワークフローを組むことができます。
実行できること
下記のような設定が可能です。
- アカウントの削除作業をアプリオーナーのタスクとしてJosys上に登録すること
- Josysがアカウントを削除する権限を持っているアプリであれば、トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に削除すること
ワークフロー設定例
当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。
ワークフローが実行されるトリガー
下記のトリガーでワークフローが動きます。
- メンバー台帳に登録されているメンバーのステータスが「削除済」「休職中」「退職済」のどれかに変更されたタイミング
ワークフローの作成方法
トリガーの設定
- Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
- テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
- トリガーを設定します。
デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、メンバーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。その他に、メンバーのステータス変更をトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。 - 右下の 「次へ」 をクリックします。
アカウントを削除/停止したいアプリの設定
- ワークフローがトリガーされた際にアカウントを削除/停止したいアプリを選択してください。
- 選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。
条件の設定（スキップ可能）
部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどでアクションが変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。
条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。
アプリ棚卸しの設定
トリガー発動後、トリガーが発生したメンバー もしくは 指定のメールアドレス 宛に、「アプリのアカウントを削除してよいかどうか」の質問を1問送ることが可能です。また、設定した回答の選択肢の内容によって、この後設定するアクション内容を分岐させることができます確認のための質問を送るかどうかを選択してください。
「確認のための質問を追加」を選択した場合：
- 質問内容と、それに対する回答の選択肢を設定してください。
- 誰に送るかを設定してください。
アプリユーザーに送信：ステータスが変更されたメンバーに質問内容が届きます。すでに退職済みの場合回答ができないことがあるため、そのような場合は「レビュアー/オーナーに送信」を選択してください。
レビュアー/オーナーに送信：質問内容を送付する先を選択してください。複数名選択することができます。
⚠️複数名選択したとしても、そのうちの誰かが回答した場合その回答が採用され、他のメンバーは回答ができません。 - 通知方法を選択してください。Slack、Teamsと連携をしていれば設定することができます。デフォルトでメールが選択されており、外すことはできません。
- 右下の「次へ」をクリックしてください。
「確認のための質問を送信しない」を選択した場合：右下の「次へ」をクリックしてください。
アクションの設定
このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。
- 「アクションを追加」をクリックしてください。各アクションの内容は下記をご参照ください。
ワークフロー内で設定できるアクションについて - トリガー発生後に実行したいアクションを設定します。
ひとつ前で、「アプリ棚卸しの設定」をして頂いている場合、回答の選択肢によって処理を変更することが可能です。
例）「アプリのアカウントを削除してよろしいですか？」→回答が「いいえ」の場合は何もしない・回答が「はい」の場合はアカウント削除とする など - 設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。
アクションの設定例① 退職者がいたら自動でアカウントを削除し、メールで通知をしたい場合
アクション①「ユーザーを削除」と、アクション③「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 退職者がいたら担当者へメールで通知をし、申請内容の承認を行ってからアカウントを削除したい場合
アクション③「メールを送信」と、アクション②「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント削除などは手動で行っていただくことになります。
最終確認
内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。