テンプレート：退職処理の自動化 を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：自動オンボーディング を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• 新入社員の入社処理を行うIT管理者

当テンプレートについて

ワークフローが実行されるトリガー

下記のトリガーでワークフローが動きます。

• メンバー台帳に登録されているメンバーのステータスが「削除済」「休職中」「退職済」のどれかに変更されたタイミング

実行できること

下記のような設定が可能です。

• アカウントの削除作業をアプリオーナーのタスクとしてJosys上に登録すること
• Josysがアカウントを削除する権限を持っているアプリであれば、
  トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に削除すること

ワークフロー設定例

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. メンバーのステータスが何に変更されたときに当ワークフローを発動させるのかを選択します。
4. 退職時のプロセスを自動化させたいアプリを選択します。
5. 右下の 「次へ」 をクリックします。

条件の設定（スキップ可能）

部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アプリ棚卸しの設定（スキップ可能）

トリガー発動後、トリガーが発生したメンバー もしくは 指定のメールアドレス 宛に、「アプリのアカウントを削除してよいかどうか」の質問を送ることが可能です。また、設定した回答の選択肢の内容によって、この後設定するアクション内容を分岐させることができます。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

1. 「アクションを追加」をクリックしてください。
2. 退職者がいた場合に実行したいアクションを設定します。
   「アプリ棚卸しの設定」をして頂いている場合、回答の選択肢によって処理を変更することが可能です。
   
   例）「アプリのアカウントを削除してよろしいですか？」→回答が「いいえ」の場合は何もしない・回答が「はい」の場合はアカウント削除とする　など

各アクションの詳細説明は下記をご参照ください。

アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。

1. アクションの設定例①）退職者がいたら自動でアカウントを削除し、メールで通知をしたい場合
   アクション①「ユーザーを削除」と、アクション③「メールを送信」アクションを追加してください。
2. アクションの設定例②）退職者がいたら担当者へメールで通知をし、申請内容の承認を行ってからアカウントを削除したい場合
   アクション③「メールを送信」と、アクション②「手動タスクを追加」を追加してください。
   ※なお、アカウント削除などは手動で行っていただくことになります。

設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。内容をご確認の上、右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。