本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：ライセンスの最適化 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
概要
本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「ライセンスの最適化」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
参考：ワークフロー機能について
想定読者
- IT管理者
当テンプレートについて
当テンプレートでは、アプリが非活用だと検知されたタイミングをトリガーに、使われていないアカウントを自動で処理するワークフローを作成することができます。
実行できること
下記のような設定が可能です。
- 各メンバーの非活用アプリのアカウントの削除を、タスクとしてJosys上に登録すること
- Josysがアカウントを削除する権限を持っているアプリであれば、
トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に削除すること
ワークフロー設定例
当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。
ワークフローが実行されるトリガー
ワークフローの実行は、手動実行と、自動実行があります。手動実行は、メンバーを選択してワークフローを実行する方法です。自動実行はアプリの利用がなく、非活用と判定されたメンバーが発生した場合に実行させることが可能です。
ワークフローの作成方法
トリガーの設定
- Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
- テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
- トリガーを設定します。
デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、メンバーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。その他に、非活用判定をトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。 - 右下の 「次へ」 をクリックします。
対象アプリの設定
- ワークフローがトリガーされた際にアカウントの処理をしたいアプリを選択してください。
- 選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。
条件の設定（スキップ可能）
部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。
条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。
アプリ棚卸しの設定
トリガー発動後、トリガーが発生したメンバー もしくは 指定のメールアドレス 宛に、「アプリのアカウントを削除してよいかどうか」の質問を1問送ることが可能です。また、設定した回答の選択肢の内容によって、この後設定するアクション内容を分岐させることができます確認のための質問を送るかどうかを選択してください。
「確認のための質問を追加」を選択した場合：
- 質問内容と、それに対する回答の選択肢を設定してください。
- 誰に送るかを設定してください。
アプリユーザーに送信：ステータスが変更されたメンバーに質問内容が届きます。すでに退職済みの場合回答ができないことがあるため、そのような場合は「レビュアー/オーナーに送信」を選択してください。
レビュアー/オーナーに送信：質問内容を送付する先を選択してください。複数名選択することができます。
⚠️複数名選択したとしても、そのうちの誰かが回答した場合その回答が採用され、他のメンバーは回答ができません。 - 通知方法を選択してください。Slack、Teamsと連携をしていれば設定することができます。デフォルトでメールが選択されており、外すことはできません。
- 右下の「次へ」をクリックしてください。
「確認のための質問を送信しない」を選択した場合：右下の「次へ」をクリックしてください。
このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。
- 「アクションを追加」をクリックしてください。
- トリガー発生後に実行したいアクションを設定します。
ひとつ前で、「アプリ棚卸しの設定」をして頂いている場合、回答の選択肢によって処理を変更することが可能です。
例）「アプリのアカウントを削除してよろしいですか？」→回答が「いいえ」の場合は何もしない・回答が「はい」の場合はアカウント削除とする など
各アクションの詳細説明は下記をご参照ください。設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。
| # | アクション名 | 説明 | 設定方法 |
|---|---|---|---|
| 1 | アカウントを削除 | 対象アプリのアカウントを、Josysから自動で削除します。 |
アカウント削除の際にアプリごとに必要な設定を進めてください。 💡Josysからアカウントを発行する権限がないアプリの場合、「手動タスク」か、「チケットを作成」としての設定画面に切り替えが可能です。 |
| 2 | チケットを作成 |
ワークフローが起動したらJiraにチケットを起票します。 💡ご利用には、事前にJiraとのアプリ連携と業務ツール連携が必要です。 |
・チケットを作成するタイミングを選択してください。 ・プロジェクトと、課題タイプを選択してください。 ・その課題タイプに必要な入力項目が表示されるので適宜入力してください。 |
| 3 | 手動タスクを作成 |
ワークフローが起動したらJosysの「自分のタスク」にタスクを作成します。 自動的にアカウントを発行させるのではなく、内容を確認したうえでアカウントを発行したい場合は当タスクをご設定ください。 |
・タスクを作成するタイミングを選択してください。 ・タスクの担当者を設定してください ・このタスクが登録されたら何を実行してほしいのか、「タスクの説明」を登録してください。 |
| 4 | メールを送信 |
ワークフローが起動したらメールを送信します。 💡手動タスクのみを追加してもメールで通知などが行われないため、対応漏れを防ぐために当アクションの追加を推奨します。 |
・メールを送信するタイミングを選択してください。 ・メールを送信する宛先のメールアドレスを設定してください ・件名、本文を設定してください |
アクションの設定例① 非活用状況と判定されたアプリのアカウントを自動で削除し、さらにメールで通知をしたい場合
アクション1「ユーザーを削除」と、アクション4「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 非活用状況と判定されたアプリがあるメンバーにアンケートを回答してもらい、その結果によってアクションを分け、さらにタスク内容を対応者にメールで通知したい場合
アクション4「メールを送信」と、アクション3「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント削除などは手動で行っていただくことになります。
設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。
最終確認
内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。
ワークフローが実行されたあとの挙動
▽「ユーザーを削除する/無効化する/停止する/アーカイブする」を追加したワークフローの場合
選択したアプリのアカウントが自動で処理されます。
▽「手動タスク」を追加したワークフローの場合
手動タスクの作業者に設定された方がJosysにログインすると、「自分のタスク」にタスクが追加されています。
タスクをクリックして頂くと右側に依頼内容の詳細が表示されます。
▽「メール送信」を追加したワークフローの場合
ワークフロー設定時に設定したメールタイトル、本文で指定のメール送信先にメールが届きます。
よくある質問集
Q:非活用ワークフローのアンケートはいつ届きますか？
A:アプリのオーナーレビューの場合は、ワークフローが実行された後、30分ごとに送信されます。アプリのユーザーによるレビューの場合は、ワークフローが実行された後、即時送信されます。
Q:ワークフローを無効化した後、ワークフローによって予約されている●日後のアカウント停止/削除を無効化できますか？
A:無効化にした場合でも一度実行されたワークフローは中止されません。