テンプレート：ライセンスの最適化 を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：ライセンスの最適化 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• IT管理者

当テンプレートについて

ワークフローが実行されるトリガー

下記のトリガーでワークフローが動きます。

• アプリの利用がなく、非活用と判定されたメンバーが発生した場合

実行できること

下記のような設定が可能です。

• 各メンバーの非活用アプリのアカウントの削除を、タスクとしてJosys上に登録すること
• Josysがアカウントを削除する権限を持っているアプリであれば、
  トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に削除すること

ワークフロー設定例

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. アプリの利用状況が非活用と判定されたメンバーに対する処理を自動化させたいアプリを選択します。
4. 右下の 「次へ」 をクリックします。

条件の設定（スキップ可能）

部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アプリ棚卸しの設定（スキップ可能）

トリガー発動後、トリガーが発生したメンバー もしくは 指定のメールアドレス 宛に、「今後もこのアプリのアカウントが必要かどうか」の質問を送ることが可能です。また、設定した回答の選択肢の内容によって、この後設定するアクション内容を分岐させることができます。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

1. 「アクションを追加」をクリックしてください。
2. 実行したいアクションを設定します。
   「アプリ棚卸しの設定」をして頂いている場合、回答の選択肢によって処理を変更することが可能です。
   
   例）「今後もこのアプリのアカウントが必要ですか？」→回答が「いいえ」の場合はアカウントを削除する・回答が「はい」の場合は何もしない　など

各アクションの詳細説明は下記をご参照ください。

上記アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。

アクションの設定例①）非活用状況と判定されたアプリのアカウントを自動で削除し、さらにメールで通知をしたい場合
アクション①「ユーザーを削除」と、アクション③「メールを送信」アクションを追加してください。

アクションの設定例②）非活用状況と判定されたアプリがあるメンバーにアンケートを回答してもらい、その結果によってアクションを分け、さらにタスク内容を対応者にメールで通知したい場合
アクション③「メールを送信」と、アクション②「手動タスクを追加」を追加してください。

設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。内容をご確認の上、右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。