ファイルガバナンス機能　操作方法

概要

本ページは、ファイルガバナンス機能の操作方法について記載しています。

想定読者

スーパーアドミン権限を持つIT管理者様

事前準備　ファイルガバナンスの連携を行う

ファイルストレージとの連携を先に実行して頂く必要があります。連携方法は以下をご参照ください。

Boxとファイルガバナンス連携をする

閲覧/編集権限が付与されているユーザーの一覧を確認する

1. ファイルガバナンス画面のファイル一覧/フォルダ一覧のうち、確認したいファイル/フォルダの行をクリックし、詳細画面を開きます。
2. 権限が付与されているユーザーの一覧が表示されます。

安全なファイル/フォルダにマークをつける

1. 各ファイル/フォルダのコンテンツ内容が、共有されても問題がない情報か確認します。
2. 確認できたファイル/フォルダの名前をクリックし、詳細画面を開いて、右上の「安全とマークする」ボタンをクリックします。このあと確認画面が表示されます。
   
   ファイル一覧画面の、右端に表示される「安全とマークする」ボタンからも可能です。
   
3. ポップアップが表示され、メモを入力することができます。なぜ「安全」としたのかの理由を記載していただけます。
4. 「安全」とマークされたファイルは、[外部共有ファイル]に表示がされなくなり、[安全]に表示がされるようになります。
   
5. メモを登録した場合、ファイル/フォルダ詳細画面にて確認していただけます。
   

安全マークを解除する

1. ファイル/フォルダ一覧を開き、「安全」タブをクリックします。
   
2. 安全マークを解除したいファイル/フォルダにカーソルを合わせ、一番右端の「安全マークを解除する」をクリックします。
3. 確認画面が表示されるため、「安全マークを解除する」をクリックします。メモの編集・削除も可能です。

閲覧/編集権限が付与されているユーザーから権限を削除する

1. ファイルガバナンス画面のファイル一覧/フォルダ一覧のうち、権限を編集したいファイル/フォルダの行をクリックします。
2. ファイル/フォルダ詳細画面が開かれるため、権限を削除したいユーザーを検索します。
3. 表示されたユーザーの行の右端の三点リーダーボタンをクリックし、「アクセスを削除」をクリックします。
   
4. 確認画面が表示されるため、問題なければ「アクセスを削除」をクリックしてください。

ファイル/フォルダをJosysに同期する

ファイルガバナンス画面右上の「同期」をクリックしてください。同期には時間がかかります。

ファイル/フォルダを絞り込む

1. 右上の「絞り込み」をクリックしてください。
2. ファイルタイプ・所有者・ステータスでの絞込が可能です。

ファイルタイプでの絞込は、以下のルールに則って絞り込みが行われます。例えば「PDF」のフィルタを外しても「ドキュメント」のフィルタがついていればPDF拡張子のファイルが画面に表示されます。「ドキュメント」フィルタをはずし、「PDF」フィルタだけをつけた場合は「PDF」で絞り込むことが可能です。

よくある質問

Q：安全マークを設定したあと、共有先ユーザーの変更があった場合、安全マークは自動的に解除されますか？
A：「安全マーク」は、ファイルのコンテンツ内容の安全性に重点を置いているため、ユーザーの追加/解除などにより自動で解除はされません。手動での解除が必要です。