概要
本ページは、ファイルガバナンス機能の操作方法について記載しています。
想定読者
スーパーアドミン権限を持つIT管理者様
事前準備 Boxとの連携を行う
- ＜すでにアプリ連携がお済の方＞次のステップに進んでください。
＜アプリ連携がまだの方＞下記のページを参考にアプリ連携を進めてください。
参考：Box - 左メニューから、「連携＞マスタ連携」をクリックします。
- ファイルガバナンス内の「連携」ボタンをクリックします。
💡ファイルガバナンスを有効化するにあたって、従来のアプリ連携以外にも権限が必要となるため、Josysのアプリ連携が済んでいる方は、再連携が必要である旨表示される場合があります。
その場合は、表示されるポップアップに記載の「アプリを再連携」をクリックし、再連携を進めてください。
参考：連携アプリを削除 / 再連携する - 左下にポップアップが表示され、チェックマークがついたら完了です。
- 左メニューから「アクセス＞ファイルガバナンス」をクリックすると、同期中画面が表示されます。同期が完了するまでお待ちください。
※同期には時間がかかります。
閲覧/編集権限が付与されているユーザーの一覧を確認する
- ファイルガバナンス画面のファイル一覧/フォルダ一覧のうち、確認したいファイル/フォルダの行をクリックし、詳細画面を開きます。
- 権限が付与されているユーザーの一覧が表示されます。
安全なファイル/フォルダにマークをつける
- 各ファイル/フォルダのコンテンツ内容が、共有されても問題がない情報か確認します。
- 確認できたファイル/フォルダの名前をクリックし、詳細画面を開いて、右上の「安全とマークする」ボタンをクリックします。このあと確認画面が表示されます。
※ファイル一覧画面の、右端に表示される「安全とマークする」ボタンからも可能です。 - ポップアップが表示され、メモを入力することができます。なぜ「安全」としたのかの理由を記載していただけます。
- 「安全」とマークされたファイルは、[外部共有ファイル]に表示がされなくなり、[安全]に表示がされるようになります。
- メモを登録した場合、ファイル/フォルダ詳細画面にて確認していただけます。
安全マークを解除する
- ファイル/フォルダ一覧を開き、「安全」タブをクリックします。
- 安全マークを解除したいファイル/フォルダにカーソルを合わせ、一番右端の「安全マークを解除する」をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、「安全マークを解除する」をクリックします。メモの編集・削除も可能です。
閲覧/編集権限が付与されているユーザーから権限を削除する
- ファイルガバナンス画面のファイル一覧/フォルダ一覧のうち、権限を編集したいファイル/フォルダの行をクリックします。
- ファイル/フォルダ詳細画面が開かれるため、権限を削除したいユーザーを検索します。
- 表示されたユーザーの行の右端の三点リーダーボタンをクリックし、「アクセスを削除」をクリックします。
- 確認画面が表示されるため、問題なければ「アクセスを削除」をクリックしてください。
ファイル/フォルダをJosysに同期する
- ファイルガバナンス画面右上の「同期」をクリックしてください。
※同期には時間がかかります。
よくある質問
Q：安全マークを設定したあと、Box側で共有先ユーザーの変更があった場合、安全マークは自動的に解除されますか？
A：「安全マーク」は、ファイルのコンテンツ内容の安全性に重点を置いているため、ユーザーの追加/解除などにより自動で解除はされません。手動での解除が必要です。