デバイス棚卸し機能について

概要

本ページでは、Josysのデバイス棚卸し機能について記載しています。

できること

Josysのデバイス台帳に登録されているデバイスの利用者に対してアンケートを送付し、利用状況の回答をもらうことで棚卸しを行うことができます。

1. デバイス台帳に登録されており、かつ、利用者が割り当てられているデバイスをリストから選択し、棚卸しアンケートを送付することが可能です。
   棚卸しアンケートは、デバイスの利用者に対して送付されます。
2. デバイスが割り当てられているユーザーのリストからユーザーをリストし、棚卸しアンケートを送付することが可能です。
3. 条件を設定し、条件に当てはまったデバイスにだけ棚卸しアンケートを送付することが可能です。
4. 作成したアンケートは自動でリマインドを送付したり、一定期間で繰り返し送付すること可能です。

棚卸しの実施方法

1.棚卸しの初期設定

1. Josysメニューから「デバイス棚卸」をクリックします。
2. 「新規アンケート」をクリックします。
3. 3つの選択肢が出てきます。いづれかを選択し、右下の「次へ」をクリックしてください。
   
   1. カスタム条件：
      モデル名や、メーカー、利用者の部署や、拠点、ステータス、カスタムフィールド等から条件を作成することが可能です。
      大量のデバイスの棚卸しを行いたい場合はこちらを推奨しています。
      1回のレビューに含められるデバイスは最大20,000台です。 
   2. ITデバイス：
      デバイス台帳に登録されており、利用者が割り当てられているデバイスが一覧で表示されます。
      一覧からチェックボックスで対象のデバイスを選択することが可能です。100台までを対象としています。
   3. ユーザー：
      デバイスが割り当てられているユーザーが一覧で表示されます。一覧からチェックボックスで対象のユーザーを選択することが可能です。
      100名までを対象としています。

2.アンケート送付先の設定

”割当済みのデバイス”を選択した場合

デバイスの一覧が表示されます。チェックボックスでデバイスを選択してください。
※100台までが対象です。
選択したら、「次へ」をクリックしてください。

”デバイスが割り当てられているユーザー”を選択した場合

ユーザーの一覧が表示されます。チェックボックスでユーザーを選択してください。
※100名までが対象です。
選択したら、「次へ」をクリックしてください。

”カスタム条件”を選択した場合

1. 条件を選択してください、例えば、デバイスのメーカーがAppleで、かつ、デバイスに割り当てられている利用者がSales部署に所属している場合に棚卸しを行いたい場合は以下のように設定してください。
   
   条件属性：メーカー　次と一致する　値：Apple
   条件属性：利用者 - 部署　次と一致する　値：Salesに該当する部署を選択
   
   設定できる条件は以下です：
   デバイス名
   利用者（部署/拠点/ステータス/役職）
   デバイスの種類
   メーカー
   型番
   すべてのカスタム項目
2. 選択したら、「次へ」をクリックしてください。デバイス数が計算されます。
   
   
3. 個数に問題がなければ右下の「次へ」をクリックしてください。

3.質問の設定

アンケートに質問を設定してください。
Josysがご用意した質問がありますが、お客様自身で作成頂くことも可能です。

質問の作成方法

1. 右側の画面にある「新規質問」をクリックしてください。
2. ウィンドウが開きます。
3. 短文回答か、ラジオボタンの質問を選択してください。
4. 質問文を入力してください。
   質問文には、変数を利用してデバイス台帳上の「デバイスの種類」、「資産番号」、「デバイス名」を表示することができます。
   
5. ラジオボタンは、「はい」「いいえ」「わかりません」の3択のみの質問か、選択肢をカスタムする質問か、どちらかを選択して作成してください。
   
6. 右下の「変更を保存」をクリックして完了です。

4.スケジュール、リマインダーの設定

1. 保存後、即時で送付したい場合は「すぐに公開」を選択してください。
   指定した日時に送付したい場合には日時を設定してください。
2. 1年に一回など、アンケートを繰り返したい場合には「アンケートを繰り返す」をONにし、期間を設定してください。
   
3. 左側の画面の最下部に、通知とリマインダーを設定できる箇所があります。
   「設定」をクリックし、右側に開いた画面から通知方法や、メッセージ内容を設定してください。
4. 回答がなかったユーザーに対するリマインドメッセージも必要に応じて設定してください。
5. 完了したら右下の「次へ」をクリックしてください。

5.最終確認

アンケートのタイトルを設定してください。
内容に問題がなければ右下の「アンケートを公開」をクリックしてください。

公開後、アンケートは以下のルールで各タブに表示されます。

アンケートに回答する（従業員の作業）

1. 届いたメールや、Slack、Teamsのボタンをクリックします。
   
   
2. アンケートページが開きます。デバイス自体にデバイス名が設定されていればデバイス名で表示されます。設定がない場合は資産番号が表示されます。
   
3. 「アンケートを開始」ボタンをクリックします。
4. 質問が表示されるため、回答してください。
   複数のデバイスがある場合は右下の「次のデバイス」をクリックしてください。
   
5. 全てのデバイスに回答をしたら、右下の「送信」ボタンをクリックしてください。
   

💡一度回答したら、リンクを開いても再度回答することはできません。

アンケートを編集する

1. 「スケジュール済み」タブか、「繰り返し」タブから対象のアンケートを探し、カーソルを合わせてください。
2. 「編集する」ボタンをクリックし、編集してください。
   アンケート作成時の内容を更新していただけます。

アンケートを終了する

1. 「進行中」タブから対象のアンケートを探し、カーソルを合わせてください。
2. 「アンケートを停止する」ボタンをクリックしてください。
   
3. 確認画面が表示されるので、「停止する」を選択してください。
4. 停止したアンケートは「完了」タブに移行します。

💡停止したアンケートのURLをクリックしても、回答ができない旨表示されます。

棚卸し結果の確認及び出力

1. 「進行中」タブか、「完了」タブから対象のアンケートを探し、カーソルを合わせてください。
2. 対象のアンケートの「結果を表示する」をクリックしてください。
   
3. 回答状況が表示されます。
   ダウンロードしたい場合は右上の「ダウンロード」をクリックしてください。CSVがダウンロードされます。
   

手動リマインドの送信

1. 「進行中」タブから対象のアンケートを探し、カーソルを合わせてください。
2. 対象のアンケートの「結果を表示する」をクリックしてください。
3. 未回答のユーザーがいる場合、「リマインダーを送信」ボタンをクリックしてください。
   

繰り返しの停止・予約したアンケートの配信キャンセル

1. 「スケジュール済み」タブか、「繰り返し」タブから対象のアンケートを探し、カーソルを合わせてください。
2. 対象のアンケートの三点リーダー「…」をクリックしてください。
3. 「削除する」をクリックしてください。
4. 確認画面が表示されます。「削除する」をクリックしてください。
   

よくある質問

• Q:回答結果をもとにデバイス台帳は自動で更新されますか

  A:いいえ、デバイス台帳の更新は行われません。

• Q:利用者が割り当てられていないデバイスの棚卸しはできますか

  A:いいえ、現時点では対応しておりません。

• Q:マスタ連携をしています。マスタ連携されてきたデバイスのみを絞り込むことは可能ですか

  A:いいえ、現時点では対応しておりません。