Josysでは、従業員用のポータルサイトを作成することができます。本ページでは、従業員ポータルに関する情報をまとめています。
概要
ご利用いただけるお客様
アクセスマネジメントプランをご契約のお客様はご利用いただけます。
従業員ポータルでできること
従業員ポータルでは、以下のようなことを行うことができます。
- Josysのアプリ台帳内のアプリをもとに、従業員からのアカウント発行依頼の受付
- 保持しているデバイスに関するリクエストや、新規デバイスのリクエストの受付
- アプリへのワンクリックでのアクセス
- アプリの権限やライセンスの変更依頼の受付
- アプリ管理者（アプリオーナー）の承認作業
従業員ポータル内のメニュー一覧
従業員ポータルでは、以下の4つのメニューを準備しています。
| NO | メニュー名 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | ホーム | ホーム画面です。ログインした後に表示されます。 ログインしたユーザーがアカウントを保持しているアプリが一覧で表示されており、クリックすると新しいタブが開き、対象のアプリにアクセスすることができます。 |
| 2 | アプリ連携 | Josysの「アプリ>管理アプリ」で管理しているアプリ一覧です。 ここに表示するアプリは設定から制御することが可能です。 |
| 3 | 申請 | ログインしたユーザーが申請したリクエストを一覧で確認することが出来ます。 |
| 4 | 承認 | ログインしたユーザーの承認が必要なリクエストを一覧で確認することが出来ます。 |
従業員ポータルログイン後の見た目
ログインした直後のページには、アプリ台帳に連携されているアプリが表示されます。表示させるアプリは、設定画面から選択することができます。
従業員ポータルから、アプリのアカウントの発行リクエストを作成できます。作成時は、自分用か他のメンバー用のリクエストを上げることができます。アプリはプルダウンから選択することができます。
従業員ポータルの設定方法
サブドメインを設定する
- Josys管理画面左サイドバーにある「設定>従業員ポータル」をクリックしてください。
- 「従業員ポータルを設定する」をクリックしてください。
- ポップアップが表示されるため、サブドメイン名を入力してください。
- 右下の「従業員ポータルを有効にする」をクリックする。
従業員ポータル内の機能を設定する
従業員ポータルを公開するために、下記の4つの設定を進めてください。
- アプリ連携
- ユーザー管理
- 通知
- カスタムブランディング
①アプリ連携
この画面では、従業員が従業員ポータルからアカウント発行依頼などを提出できるアプリの種類を選択することができます。
| 選択肢 | 内容 |
|---|---|
| 全ての連携アプリ | アプリ台帳内のすべてのアプリをユーザーに表示することができます。 |
| ユーザーのアプリ | ユーザーにすでに付与されているアプリだけを表示することができます。 |
| 表示するアプリを選択 | アプリ台帳の中から選択したアプリだけを従業員に表示することができます。 |
②ユーザー管理
この画面では、従業員ポータルにアクセスできるメンバーの種類を選択することができます。
| 選択肢 | 内容 |
|---|---|
| 全てのメンバー | メンバー台帳内のすべてのメンバーがアクセスできます。 |
| カスタム |
条件を指定することができます。 設定できる条件は「メンバー種別」「ステータス」です。 |
③通知
この画面では、従業員ポータルを介した従業員からの依頼や、承認者の承認を通知する方法を設定することができます。
- メール・・・デフォルトで設定されており、外すことはできません。
- Slack・・・アプリ連携をしていれば選択が可能です。対象ユーザーのDMに通知が届きます。
- Teams・・・アプリ連携をしていれば選択が可能です。対象ユーザーのDMに通知が届きます。
④カスタムブランディング
ブランドロゴと、ログインページ画像を設定することができます。ファイル名には「_」「-」「.」の3つの記号のみ利用が可能です。
ブランドロゴはログインページの左上にセットされます。
ログインページ画像は、ログインページの右側に配置されます。
従業員ポータル上からのリクエストの受付
従業員ポータルから、従業員のリクエストを受付した際、ワークフローの設定がされていない場合は下記のような挙動をします。
- 従業員ポータル上から従業員が申請を行います。
- JosysのIT管理者権限を持つすべての担当者の、Josys上の「自分のタスク」にタスクが登録されます。メールで通知が行われます。
- 依頼内容を対応したあと、「自分のタスク」上でステータスを更新して終了です。
もし、リクエストを受け付けた後にその従業員の上長の承認に回したり、アカウントを自動で発行させたい場合にはワークフローの設定を行ってください。設定方法については下記をご覧ください。
参考 テンプレート：アプリ アクセスリクエスト を利用したワークフローの作成方法
従業員への従業員ポータルの共有
従業員に対して、従業員ポータルのURLの共有をお願いいたします。
よくある質問
Q1. 従業員ポータルを有効にすると、従業員は何ができるようになりますか？
A: 従業員は自分専用の画面から、以下の操作が可能になります。
- 自分に割り当てられているPCやモバイル端末、SaaSアカウントの確認。
- 新しいソフトウェアやデバイスの利用申請（ワークフロー）。
- パスワードリセットなどのセルフサービス機能の利用。
Q2. 従業員が勝手にすべてのSaaSを閲覧できてしまうのでしょうか？
A: いいえ。IT管理者が「従業員ポータル」の設定メニューから、公開するアプリや情報の範囲を制限することができます。必要な情報のみを表示させる運用が可能です。
Q3. 従業員からの申請が届いた際、通知はどこに来ますか？
A: 管理者のJosys管理画面上で確認できるほか、設定によりメールや連携しているチャットツール（Slack等）に通知を送ることができます。これにより、承認作業の漏れを防げます。