テンプレート：アプリ アクセスリクエスト を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「アプリアクセスリクエスト」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• IT管理者

当テンプレートについて

当テンプレートでは、従業員ポータルからアプリのアカウント発行や、ライセンス変更依頼を受け付けたあとのワークフローを組むことができます。
参考：従業員ポータルについて

実行できること

下記のような設定が可能です。

• 従業員ポータルからアプリのアカウント発行依頼や、ライセンス変更依頼を受け付けたあとの挙動を細かく設定する
• 依頼に対して承認タスクを担当者に割り振る

ワークフロー設定例

当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。

ワークフローが実行されるトリガー

当ワークフローは、従業員ポータルからの依頼の受付をトリガーに発動します。

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. 右下の 「次へ」 をクリックします。

アプリの設定

依頼内容が、どのアプリだったかによってワークフローの設定を分岐させることが可能です。
すべてのアプリで同じステップを踏む場合はすべてのアプリを選択してください。

条件の設定

申請者の「部署」や、「役職」などによってこのあとの処理が変わる場合、条件を設定してください。もし、すべての社員に共通した挙動をさせたい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

1. 条件を設定してください。
2. 右下の「次へ」をクリックしてください。

💡条件の設定例：役職がマネージャーの場合は申請後、自動で承認とする場合などは
キャプチャのように条件を設定してください。

承認の設定

次に、申請を受けた後の承認方法を設定します。当設定は、「実際にアカウントを発行する作業者」と別に、承認者を設けたい場合に設定します。不要であれば右下の「スキップ」をクリックしてください。

下記の3つから内容に合ったものを選択してください。選択が完了したら右下の「次へ」をクリックしてください。

アクション名	説明
自動承認	申請を受けたら即座に承認としたい場合に選択してください。 ▽フローのイメージ
承認者を選択	自動承認とせず、決められた方で承認プロセスを踏みたいときに選択してください。 選択していただくと、プルダウンが表示されますので、メンバーを選択してください。 複数名を選択した場合、選択した方から順番に承認をしていただく必要がございます。 どなたかが却下した場合そのあとの承認者には届きません。 こちらの項目を設定して頂くと、設定された承認者に承認依頼のメールが届くようになります。 承認者が従業員ポータル上から、「承認」か、「却下」を選択することが可能です。 ※承認をしてもアプリのアカウントが発行されるわけではありません。 ▽フローのイメージ
リクエストを自動却下	申請を受けても、自動的に却下としたい場合に選択してください。 ▽フローのイメージ

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

1. 「アクションを追加」をクリックしてアクションを追加してください。各アクションの内容は下記をご参照ください。
   ワークフロー内で設定できるアクションについて
2. 設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

💡承認者設定をしていない場合は、下記のフロー図のように手動タスク担当者にタスクが割り振られます。承認者設定をしている場合は、手動タスク担当者にタスクが割り振られる前に、承認者にタスクが割り振られます。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。内容をご確認の上、右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。