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外部システムと連携（マスタ連携）し、ユーザー台帳を作成する

更新
【UI表記変更のお知らせ】
順次アップデートに伴い、画面内の「メンバー」表記は「ユーザー」へ変更されております。恐れ入りますが、ヘルプ内に「メンバー」の記載が残っている場合は、適宜「ユーザー」と読み替えてご活用いただけますようお願い申し上げます。詳しい背景等につきましては、こちらのお知らせをご確認ください。

Josysでは、Google Workspace、Microsoft 365 (Entra ID)、SmartHRなどのツールをお使いの場合、それらのサービスに登録されているユーザー情報をマスタデータとし、Josysに連携できます。 連携することで、Josysのユーザー台帳が自動で最新の状態に保たれるため、手作業で情報を更新する手間を削減できます。

本ページは、上記の外部SaaSツールとの連携方法を紹介しています。

概要

Josysでは、Google Workspace、Microsoft 365 (Entra ID)、SmartHRなどのツールをお使いの場合、それらのサービスに登録されているユーザー情報をマスタデータとし、Josysに連携できます。 連携することで、Josysのユーザー台帳が自動で最新の状態に保たれるため、手作業で情報を更新する手間を削減できます。

本ページは、上記の外部SaaSツールとの連携方法を紹介しています。

想定読者

Josysと外部SaaSツールを連携し、ユーザー台帳を作成したいIT管理者

マスタ連携を実行したらできること

ご利用中のSaaSツールとJosysをご連携頂くと、SaaSツールに登録されているユーザー情報をそのまま引用してユーザー台帳を作成することができます。各SaaSツールごとの挙動や、設定方法については下記をご覧ください。

また、複数のツールをJosysと連携する「マルチソース機能」もご用意しております。詳しくは下記のヘルプページをご覧ください。
複数のマスタ連携を行い、ユーザー台帳を作成する（マルチソース連携）

よくある質問集

  • Q：マスタ連携をしているアプリはどのように確認できますか？
    A：Josysの左サイドバーから「連携＞マスタ連携」をクリックしていただき、
    「ユーザー」の中に表示されているSaaSツールの中で、「緑のチェックマーク」が表示されているものがマスタ連携されているSaaSツールです。
  • マスタ連携時に「-」という選択肢が出てきて、どうしたら良いか分かりません。
    A：GWSやM365などアプリを登録する際にテナントの「連携名」を登録していないと、デフォルトで「-」というテナント名が表示されます。
    この場合下記をご参考に、「連携済みアプリのテナント名を編集し、再度マスタ連携を行う」という手順を行ってください。
    1. Josysの左サイドバーから「アプリ＞管理アプリ>」をクリックします。
    2. 該当アプリをクリックしてください。
    3. アプリの詳細ページにて「連携名」をクリックします。
    4. 連携名（連携メモ）を入力し、保存します。マスタ連携画面にも保存が反映されるようになりました。
    5. 再度「マスタ連携」から連携をお試し下さい。 
  • Q：SaaS上でメールアドレスを変更しましたが、Josysに反映されません。
    A：Josysに一度作成されたユーザー情報は、「部署」のみ（SmartHRと連携している場合は「部署」と「ステータス」）が上書き対象のため、メールアドレスは更新されません。 
    ユーザーのメールアドレスが変更になった場合は、直接ユーザー台帳上から編集してください。
    なお、Google WorkspaceやSmartHRをご連携いただいている場合は相互同期となりますので、Josys側での変更が各SaaS側へも反映されます。 
    もし、全てのユーザーのメールアドレスが変更になった場合は、下記の手順でご対応いただく必要がございます。
    1. ユーザー台帳とのマスタ連携を解除する
      詳しい解除方法は下記のヘルプページをご参照ください。
      参考：ユーザー台帳と外部システムとのマスタ連携を解除する
    2. ユーザー台帳で該当のユーザー情報を開き、右上の「削除」をクリックしてください。
      ※紐づいているアプリ等があっても、アプリの情報が消えることはありません。
    3. 再度「連携＞マスタ連携」からマスタ連携を行い、同期を行ってください。
    4. 変更後のメールアドレスでユーザーが登録されたことをユーザー台帳から確認してください。もし、旧メールアドレスでSaaSやアプリを登録している場合、ユーザーの紐付けIDとして過去利用していたメールアドレスを紐づけてください。
    5. 左サイドバーから「アプリ＞管理アプリ」を開いてください。
    6. 右上の「一括同期」をクリックしてください。
    7. 先ほど登録したユーザーにアプリが紐づいたことを確認してください。
  • Q：SmartHRに「未登録ユーザー」という表示があります。未管理ユーザーとの違いはなんですか？
    A：未登録ユーザーと未管理ユーザーは同様のものです。SmartHRは入社前にアカウントを発行するケースが多く、個人メールアドレスを用いて情報が登録されているため、ユーザー台帳との紐付けを促すために未登録ユーザーとして表示をしています。

 

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