順次アップデートに伴い、画面内の「メンバー」表記は「ユーザー」へ変更されております。恐れ入りますが、ヘルプ内に「メンバー」の記載が残っている場合は、適宜「ユーザー」と読み替えてご活用いただけますようお願い申し上げます。詳しい背景等につきましては、こちらのお知らせをご確認ください。
本ページでは、検知された 未管理ユーザー の処理方法について説明します。未管理ユーザーとは、Josysのユーザー台帳に登録されていないにもかかわらず、アプリ側にアカウントが存在しているユーザーを指します。
未管理ユーザーを放置すると、不要なライセンス費用やセキュリティリスクにつながる可能性があります。そのため、定期的に確認して処理を行うことをおすすめします。
概要
本ページでは、検知された 未管理ユーザー の処理方法について説明します。
未管理ユーザーとは、Josysのユーザー台帳に登録されていないにもかかわらず、アプリ側にアカウントが存在しているユーザーを指します。未管理ユーザーを放置すると、不要なライセンス費用やセキュリティリスクにつながる可能性があります。
そのため、定期的に確認して処理を行うことをおすすめします。
未管理ユーザーの確認方法
ユーザー台帳から確認
- Josys管理画面サイドメニューから 「ユーザー」 を開きます。
- 「未管理ユーザー」タブ をクリックすると、検知された未管理ユーザーが一覧で表示されます。
アプリ台帳から確認
- Josys管理画面サイドメニューから 「管理アプリ」 を開きます。
- 確認したいアプリの詳細画面を開き、「未管理ユーザー」タブ をクリックします。
未管理ユーザーの判定ルール
未管理ユーザーとして検出されるのは、以下のような場合です：
- 各アプリで登録されているアカウントIDと、Josysのユーザー台帳に登録されているID（メールアドレス・従業員番号・紐付けID）を突き合わせて比較
参考：紐付けIDとは - ユーザー台帳に存在しないIDを 未管理ユーザー として表示します。
判定までのプロセスの具体例（クリックして展開）
下記のようなアプリが存在しているとします。
アプリA:メールアドレスを使ってアカウントが管理されるアプリ
アプリB:従業員番号を使ってアカウントが管理されるアプリ
アプリC:ユーザーIDを発行してアカウントが管理されるアプリ
下記のようなアプリがアプリ台帳に登録されているとします。
| NO | アプリ | アカウントID |
|---|---|---|
| 1 | A | h.yamada@josys.com |
| 2 | A | t.tanaka@josys.com |
| 3 | B | 1234 |
| 4 | B | 5678 |
| 5 | C | yamada_san |
| 6 | C | tanaka_san |
また、下記のようなユーザー台帳が登録されているとします。
| ユーザー名 | メールアドレス | 従業員番号 | アプリID |
|---|---|---|---|
| 山田花子 | h.yamada@josys.com | 1234 | なし |
| 田中太郎 | t.tanaka@josys.com | なし | tanaka_san |
この場合、突き合わせ結果は下記の通りです。
- アプリ台帳のうち、アプリAのIDは二つともユーザー台帳に存在しているため、
Josysは管理済みのユーザーだと判定します。 - アプリ台帳のうち、アプリＢの従業員番号「5678」はユーザー台帳内に存在がないため、
Josysは未管理ユーザーだと判定します。 - アプリ台帳のうち、アプリCの「yamada_san」はユーザー台帳内に存在がないため、Josysは未管理ユーザーだと判定します。
未管理ユーザーに承認/不承認フラグを付ける
未管理ユーザーとして検知されたユーザーは、確認後に承認/不承認のフラグを立てることができます。まずは未管理ユーザーの内容の確認を進める際にご活用ください。フラグをたてた後に「対応方法」で記載の3つの処理を進めていただくことも可能です。
- ユーザー台帳を開きます。
- 「未管理ユーザー」という項目を開き、ユーザーを確認します。
- 各ユーザーの行にカーソルを合わせ、右端の「承認する」「不承認にする」をクリックしてください。
- フラグごとに絞り込んだ表示も可能です。「不承認」としたユーザーはすべてアカウントを削除する等をご検討ください。
対応方法
未管理ユーザーには3つの対応方法があります。
実施頂きたい方法をクリックし、ヘルプページをご確認ください。
-
既存のユーザーに紐づける
既存ユーザーの保持しているアカウントの場合は、正しいユーザーに結びつけます。
ユーザーが複数のメールアドレスを持っている場合や、メールアドレス以外の情報を使ってユーザーのアカウントを発行する場合にご利用ください。 -
ユーザーとして登録する
実際に利用しているユーザーであり、かつ、ユーザー台帳に存在しないユーザーであれば新しいユーザーとして登録します。 -
アカウントを削除する
退職済みや利用していないアカウントの削除漏れの場合は削除します。
よくある質問
Q:未管理ユーザーは、どのタイミングで更新されますか？。
A:毎朝の自動同期で更新されます。
Q:未管理ユーザーからアプリアカウントを削除しましたが、未管理ユーザーのまま表示がなくなりません。
A:毎朝の自動同期で削除されるため、翌日までお待ちください。
Q:未管理ユーザーのメールアドレスを、ユーザー編集画面から直接入力して追加しようとすると
「メールアドレスが既に存在しています」とエラーが出ます。A:未管理ユーザーとしてアカウントが既に検知されている場合、ユーザー編集画面から直接メールアドレスを入力して保存することはできません。 「未管理ユーザー」画面から対象アドレスを既存ユーザーへ紐づける処理をしていただくようお願いいたします。