Google Workspaceの監査ログから利用状況を検知する

概要

Josysでは、Google Workspaceの監査ログを活用して、社内ユーザーの実際の利用状況を自動的に検知できます。アプリの利用実績を可視化することで、非アクティブなアカウントの洗い出しやライセンス利用率の最適化に役立ちます。本ページでは、Google Workspaceの監査ログについて記載しています。

参考：アプリの利用状況を検知する

できること

• Google Workspace上でユーザーが実際に利用しているアプリを自動で検知
• アクティブ／非アクティブユーザーの区別によるライセンス最適化
• Google Workspaceアカウントを使用してログインしているSaaSサービス（例：Notion、Slack、ChatGPTなど）の可視化

ご利用いただけるお客様

• Google Workspaceを連携されているすべての企業様がご利用いただけます。
  ※Google Workspaceをメンバーマスターに設定する必要はございません。

Google管理画面側の確認方法

1. Googleの管理コンソールにログインします。
2. 左メニューから「レポート＞監査と調査＞OAuthのログイベント」をクリックします。
3. 「フィルタを追加」をクリックし、「イベント」を選択し、「次に一致」「付与」で適用をクリックします。
   
4. ここに表示されている情報がJosysに連携されます。
   
   フィルタで、日付＝1週間前以降と設定されていたりしますが、
   Josysとアプリを連携した日の一か月前以降のデータからJosysに取り込まれるようになります。

検知されたデータの確認方法

詳しくはこちらのページをご確認ください。
参考：検知アプリの管理

FAQ

Q.ログの更新タイミングはいつになるのでしょうか？
A.毎営業日の明朝に更新されます。

Q.GWSを連携・再連携しましたが、「検知アプリ」画面で何も表示されません
A.取得タイミングは連携時ではなく毎営業日明朝となります。なお、前日のデータが当日反映される形となりますので、新規連携の際は翌々営業日までお待ちください。

Q.利用回数が少なく思うのですが、なぜでしょうか？
A.GWSからのアクセスログの場合、アクセス先のアプリにログイン権限を付与した回数が利用回数となります（Googleログインを使った回数では必ずしもございません）

Q.GWSを複数連携していますが、連携中のすべてのGWSから監査ログを取得しますか？
A.はい、連携されているすべてのGWSテナントからログを取得します。

Q.同じアプリケーションで異なるテナントが複数ある場合、それぞれのアクセスを見分けて検知できますか？例えば、会社でAsanaを2つ使っている場合はどうなりますか？
A.この機能に利用するGWSの監査ログは、「誰がどういったアプリにいつGoogleを介してログインしたか」というデータになるため、異なるテナントを見分けることはできません。
ただし、多くのアプリケーションにおいて、同じメールアドレスで2つのアカウントを作成することは不可能であるため、Googleアカウントと同じメールアドレスでアカウントが存在するテナントが分かっていれば、利用検知されたユーザーがどちらにアクセスしているかを判断することが可能です。

Q.最終利用日時に表示される日時が、実際に最後に利用した日時と異なっています。なぜですか？
A.Google管理画面のOAuthログに「イベント：付与」で絞り込んだ場合に表示されている内容と一致しているかどうかをご確認ください。「イベント：付与」は、各SaaSツールにGoogleアカウントを利用してログインすることを許可したタイミングに発生します。毎回許可が必要なアプリであれば毎回「イベント：付与」が発生しますが、そうでなければ発生しないため、初めてログインしたタイミングが”最終利用日時”となっているケースが多いです。
より、リアルタイムに最終利用日時を取得したい場合は拡張機能の導入をご検討ください。
参考：ブラウザ拡張機能について