ユースケース2:退職者の処理

概要

本ページでは、退職者のアカウントやパソコンを漏れなく処理できるように、メールアドレスや業務アプリ、利用していたデバイスの停止・回収をJosysで実施する手順を記載しています。

想定読者

退職者対応を担当するIT管理者

目的

退職者によるアカウントの不正利用や情報漏えいを防ぎ、不要となったライセンスやデバイスを適切に回収・解放すること。Josys上での設定・解除を行うことで、セキュリティとコスト管理を両立すること。

手順

下記の手順で退職者対応を進めてください。

1.メンバー台帳のメンバー情報を編集する

メンバー台帳内の対象のメンバー情報の「退職日」を入力し、ステータスを「退職済み」にします。

下記のヘルプページを参照の上、メンバーを編集してください。
※退職済みに変更したとしても、その他紐付けがされているアプリへの影響はございません。

参考：メンバーを編集 / 削除する

2.退職者に付与しているアプリのアカウントを削除/停止する

次に、退職者に付与しているアカウントを削除・停止していきます。下
記のヘルプページを参照の上ご対応してください。

参考：アカウントを削除・停止する

連携しているアプリによっては、Josysから削除/停止ができません。その場合は各アプリ/SaaS側にアクセスして削除・停止を行ってください。
アプリごとのサポート範囲は下記のヘルプページ内の「できること」の欄をご確認ください。

参考：アプリごとのサポート範囲

3.退職者のデバイスを在庫に戻す/廃棄する

最後に、退職者に付与していたデバイスの処理をします。
下記のヘルプページを参照の上、デバイスの割り当てを解除してください。

参考：デバイスの割り当てを解除する

4.処理漏れがないか確認する

上記の処理に漏れがあった場合、下記のような事象が発生する可能性があります。

メンバー台帳の「ステータス不一致」タブにメンバーが表示される

Google WorkspaceもしくはMicrosoft 365とマスタ連携を行ってメンバー台帳を作成している場合のみ発生します。

SaaSツール側からメンバーの削除や停止を行った場合で、Josys側のメンバー台帳には「在籍中」のステータスでメンバーが存在している場合、メンバーのステータス更新が漏れている可能性があるとしてJosysが検知します。
検知をすると、「ステータス不一致」タブにGoogleWorkspaceで削除されていますやMicrosoft 365 (Azure AD)で削除されています等というアラートが表示されます。

「ステータス不一致」タブにメンバーが表示されている場合、下記のヘルプページを参照の上、処理を行ってください。

参考： 削除済みアカウントを検知・対処する

メンバー台帳の「要対応」タブにメンバーが表示される

「要対応」タブは、以下の場合に表示されます。

・退職したメンバーにITデバイス・アプリが割り当てられたままである場合
・入社前のメンバーにITデバイス・アプリが割り当てられていない場合
・在籍中のメンバーにITデバイス・アプリが割り当てられていない場合

本ページの上部を確認し、対応漏れの処理を進めてください。