【旧】テンプレート：未管理ユーザー検知 を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「未管理ユーザー検知」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• IT管理者

当テンプレートについて

当テンプレートでは、未管理ユーザーが検知されたタイミングをトリガーに、未管理ユーザーを自動で処理するワークフローを作成することができます。

実行できること

下記のような設定が可能です。

• 未管理ユーザーのユーザー台帳への登録作業をタスクとしてJosys上に登録すること
• Josysがアカウントを削除する権限を持っているアプリであれば、トリガーが発動したとともにアカウントを自動的に削除すること

ワークフロー設定例

当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。

ワークフローが実行されるトリガー

ワークフローの実行は、手動実行と、自動実行があります。
手動実行は、ユーザーを選択してワークフローを実行する方法です。
自動実行は、下記のトリガーで動きます。

• ワークフローを作成後、アプリ同期のタイミングで未管理ユーザーが作成されたとき

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. トリガーを設定します。
   デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、ユーザーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。その他に、未管理ユーザーが検知されたタイミングをトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
   ※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。
   
4. 右下の 「次へ」 をクリックします。

アカウントを発行したいアプリの設定

1. ワークフローがトリガーされた際に未管理ユーザーを自動で処理したいアプリを選択してください。
2. 選択が完了したら「次へ」をクリックしてください。

アプリ棚卸しの設定

トリガー発動後、トリガーが発生したユーザー もしくは 指定のメールアドレス 宛に、「アプリのアカウントを削除してよいかどうか」の質問を1問送ることが可能です。また、設定した回答の選択肢の内容によって、この後設定するアクション内容を分岐させることができます確認のための質問を送るかどうかを選択してください。

「確認のための質問を追加」を選択した場合：

1. 質問内容と、それに対する回答の選択肢を設定してください。
2. 誰に送るかを設定してください。
   1. アプリユーザーに送信：ステータスが変更されたユーザーに質問内容が届きます。未管理ユーザーが既に退職済みのユーザーなどの場合、本人にメールを送信しても回答ができないことがあるため、そのような場合は「レビュアー/オーナーに送信」を選択してください。
   2. レビュアー/オーナーに送信：質問内容を送付する先を選択してください。複数名選択することができます。
      ⚠️複数名選択したとしても、そのうちの誰かが回答した場合その回答が採用され、他のユーザーは回答ができません。
3. 通知方法を選択してください。Slack、Teamsと連携をしていれば設定することができます。デフォルトでメールが選択されており、外すことはできません。
4. 右下の「次へ」をクリックしてください。

「確認のための質問を送信しない」を選択した場合：右下の「次へ」をクリックしてください。

アクションの設定

このトリガーが発生した際に実行したいアクションを設定します。

1. 「アクションを追加」をクリックしてアクションを追加してください。各アクションの内容は下記をご参照ください。
   ワークフロー内で設定できるアクションについて
2. 退職者がいた場合に実行したいアクションを設定します。
   「アプリ棚卸しの設定」をして頂いている場合、回答の選択肢によって処理を変更することが可能です。
   
   例）「今後もこのアプリのアカウントが必要ですか？」→回答が「いいえ」の場合はアカウントを削除する・回答が「はい」の場合はユーザーとして登録する　など
3. 設定が完了したら、右下の「次へ」をクリックしてください。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。