テンプレート：自動アプリ棚卸し を利用したワークフローの作成方法

概要

本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「自動アプリ棚卸し」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。

参考：ワークフロー機能について

想定読者

• IT管理者

当テンプレートについて

当テンプレートでは、アプリ棚卸しを実施したあと、メンバーからの回答を受信したタイミングをトリガーに、アカウントの処理を自動で進めることができるワークフローを作成できます。
参考：アプリ棚卸し

実行できること

下記のような設定が可能です。

• [アプリ棚卸し]のアンケート内容に応じてアクションを設定すること

ワークフロー設定例

当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。

ワークフローが実行されるトリガー

下記のトリガーでワークフローが動きます。

• アプリの棚卸しを行い、ユーザーから回答を受信したとき

ワークフローの作成方法

トリガーの設定

1. Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
2. テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
3. どの「アプリ棚卸し]が回答されたときに当ワークフローを発動させるのかをプルダウンから選択します。
4. 「アプリ棚卸し」に設定されている質問が表示されます。どの質問にたいする回答に設定をしていくか、選択してください。
5. 右下の 「次へ」 をクリックします。

条件の設定（スキップ可能）

部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。

条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。

アクションの設定

選択した「アプリ棚卸し」内の質問に設定されている「回答内容」ごとに実行したいアクションを設定します。

1. 左側から、回答内容を選択してください。
2. ページ真ん中にある「アクションを追加」をクリックしてください。
3. 実行したいアクションを設定します。
   
   例）「今後もこのアプリのアカウントが必要ですか？」→回答が「いいえ」の場合はアカウントを削除する・回答が「はい」の場合は何もしない　など

各アクションの詳細説明は下記をご参照ください。設定が完了したら右下の「次へ」をクリックしてください。

💡アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。
アクションの設定例① 回答内容が「いいえ」の場合、アカウントを自動で削除し、さらにメールで通知をしたい場合
アクション1「ユーザーを削除」と、アクション4「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 回答内容が「いいえ」の場合、その結果によってアクションを分け、さらにタスク内容を対応者にメールで通知したい場合
アクション4「メールを送信」と、アクション3「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント削除などは手動で行っていただくことになります。

最終確認

内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。