本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「自動アプリ棚卸し」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
概要
本ページでは、Josysの ワークフロー機能 のテンプレート：「自動アプリ棚卸し」 を利用したワークフローの作成方法について紹介します。ワークフローに関しては下記のヘルプページをご参照ください。
参考：ワークフロー機能について
想定読者
IT管理者
当テンプレートについて
当テンプレートでは、アプリ棚卸しを実施したあと、メンバーからの回答を受信したタイミングをトリガーに、アカウントの処理を自動で進めることができるワークフローを作成できます。
参考：アプリ棚卸し
実行できること
下記のような設定が可能です。
- [アプリ棚卸し]のアンケート内容に応じてアクションを設定すること
ワークフロー設定例
当テンプレートでは、下記のようなフローを組むことができます。下記は一例です。
ワークフローが実行されるトリガー
下記のトリガーでワークフローが動きます。
- アプリの棚卸しを行い、ユーザーから回答を受信したとき
ワークフローの作成方法
トリガーの設定
- Josysのサイドメニューから 「ワークフロー」 をクリックします。
- テンプレート一覧が表示されるので、利用したいテンプレートにカーソルを合わせ 「ワークフローを作成」 をクリックします。
- どの「アプリ棚卸し]が回答されたときに当ワークフローを発動させるのかをプルダウンから選択します。
- 「アプリ棚卸し」に設定されている質問が表示されます。どの質問にたいする回答に設定をしていくか、選択してください。
- 右下の 「次へ」 をクリックします。
条件の設定（スキップ可能）
部署ごとや、役職、雇用区分ごとなどで発行したいアプリの内容が変わる場合、条件を設定し、右下の「次へ」をクリックしてください。条件が不要であり、すべての社員に共通してアカウントを発行したい場合は右下の「スキップ」をクリックしてください。
条件の設定例）部署が総務の方で、雇用区分が正社員の方にのみ
当該ワークフローを実行したい場合はキャプチャのように条件を設定してください。
アクションの設定
選択した「アプリ棚卸し」内の質問に設定されている「回答内容」ごとに実行したいアクションを設定します。
- 「アクションを追加」をクリックしてアクションを追加してください。各アクションの内容は下記をご参照ください。
ワークフロー内で設定できるアクションについて - 実行したいアクションを設定します。
例）「今後もこのアプリのアカウントが必要ですか？」→回答が「いいえ」の場合はアカウントを削除する・回答が「はい」の場合は何もしない など - 設定が完了したら右下の「次へ」をクリックしてください。
💡アクションは組み合わせることが可能です。下記の例を参考に設定してください。
アクションの設定例① 回答内容が「いいえ」の場合、アカウントを自動で削除し、さらにメールで通知をしたい場合
アクション1「ユーザーを削除」と、アクション4「メールを送信」アクションを追加してください。
アクションの設定例② 回答内容が「いいえ」の場合、その結果によってアクションを分け、さらにタスク内容を対応者にメールで通知したい場合
アクション4「メールを送信」と、アクション3「手動タスクを追加」を追加してください。
※なお、アカウント削除などは手動で行っていただくことになります。
最終確認
内容の最終確認ページが開きます。ワークフロー名を設定し、内容をご確認ください。
問題なければ右下の「ワークフローを保存」をクリックしてください。
まだワークフローを有効化したくない場合は、ボタンの左側にある「ワークフローを有効化」のトグルをクリックして無効化してください。