ファイルガバナンス機能について

概要

本ページは、ファイルガバナンス機能に関する説明を記載しています。

本機能は、組織で利用中の Box と連携し、外部共有が可能なファイルやフォルダの情報を集約・可視化するものです。特にファイルやフォルダの「外部との共有状態」に焦点を当て、管理者が潜在的なデータ漏洩リスクを迅速に特定し、対処できるように設計されています。

ファイルガバナンスの画面に関する説明はこちらをご覧ください。
詳細な操作方法に関する説明はこちらをご覧ください。

想定読者

スーパーアドミン権限を持つIT管理者（※本機能は、スーパーアドミンのみが表示・操作可能です。）

目的

本機能は、以下のような課題を解決するために提供されます。

• 「どのファイルが」「誰（特に社外）と」共有されているかを効率的に特定したい。

• 意図せず外部に共有され続けているファイルを発見し、情報漏洩のリスクを低減したい。

• リスクのある共有設定を見つけた際に、迅速にアクセス権限の修正を行いたい。

できること

本機能で実現できる主な操作は以下の通りです。

1. Box内のファイル・フォルダの可視化

Box内で外部共有されている、または公開設定になっているファイルとフォルダを一覧画面（リストビュー）で確認できます。これにより、組織のデータ資産のうち、外部漏洩のリスクがあるファイルの全体像を把握できます。

2. 外部共有ファイル/フォルダの特定

組織が定義した「信頼済みドメイン」以外のユーザーと共有されているファイルを、「外部共有ファイル/フォルダ」ビューで簡単に特定できます。これにより、優先的に確認すべきファイル/フォルダへ迅速にアクセスできます。

3. 「安全マーク」による確認済みファイルの管理

外部共有されているファイルを確認し、問題がないと判断した場合、「安全」としてマークできます。マークされたファイルは、「すべてのファイル」リストでは「安全アイコン」が表示され、レビュー済みであることがわかります。

4. 共有状態の詳細確認とアクセス権の削除

ファイルにアクセスできる全ユーザーのリストをJosysから確認していただけます。また、詳細ビューから直接、アクセス権を「削除」することが可能です。これにより、リスク発見から対処までの時間を短縮します。

よくある質問

Q：ファイルは毎日同期されますか？
A：いえ、週次で同期されます。同期ボタンを押していただくことで現時点でのデータ取得も可能です。

Q：ファイルガバナンスメニューが表示されません。
A：スーパーアドミン権限をお持ちの方のみ確認が可能です。

Q：Boxの権限を持っていませんが、ファイル/フォルダを閲覧することが可能ですか？
A：ファイル/フォルダの一覧から任意のデータをクリックして詳細画面を開くと、Boxのファイル名/フォルダ名が”リンク付きテキスト”として表示されます。Boxの権限をお持ちでない方は、こちらのリンクをクリックしてもファイル/フォルダを開くことはできません。

Q：一部のファイル/フォルダがJosysに表示されません。
A：外部共有が可能なファイル/フォルダが表示されない場合は同期をお試しください。
※外部共有ができないファイル/フォルダはセキュリティリスクがないと判断され、Josys上には表示されません。