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[一部先行リリース]Google スプレッドシートとのマスタ連携でメンバー台帳を作成する

更新

概要

Josysでは、Google Spreadsheetで管理している従業員情報を、ユーザープロファイルのマスタデータとして連携することができます。本ページでは、Google Spreadsheet連携の設定方法について説明します。

参考：外部システムと連携（マスタ連携）し、メンバー台帳を作成する

この連携により実現できること

Google Spreadsheet連携を活用することで、以下のメリットがあります:

  1. 従業員情報の自動同期: Google Spreadsheetで管理している従業員データを、Josysのメンバー台帳に自動的に反映できます。
  2. スプレッドシート形式での一元管理: 人事担当者が慣れ親しんだスプレッドシート形式で従業員マスタを継続して管理できます。
  3. 既存運用フローの維持: 現在の運用を大きく変えることなく、Josysへユーザーデータを連携できます。
  4. 簡易的な一括更新: スプレッドシート上でデータを更新すると、次回の同期時に自動的にJosysへ反映されます。
  5. 部署情報の新規作成: スプレッドシート上に部署の列がある場合、Josysに部署を新規作成します。
⚠️以下の場合ご利用いただけません。
・スプレッドシート内に5,000行を超えるメンバーが登録されている
・Josysのメンバー台帳にすでに5,000名を超えるメンバーが登録されている
・Josysにカスタム項目を作成していて、かつ、必須の項目がある

他のマスタソース(EDS)との違い

スプレッドシートとの連携は、他のマスタソースとの違いがあるため下記ご留意ください。

  • Josysとの連携では、Josys標準フォーマットのスプレッドシートを使用します。
  • 同期は、同期ボタンをクリックして行っていただきます。日次の自動同期は現在開発中です。
  • メールアドレスでのみ突合を行い、メンバー台帳の既存メンバーとの紐付けが行われます。従業員番号では突合されません。
  • メンバーが別のEDSと紐付けされている場合スプレッドシートの情報で書き換えは行われません。
  • スプレッドシートと連携されているメンバーには、メンバー台帳上にアイコンがつきません。

事前準備1. スプレッドシートの準備

Josysとの連携では、Josys標準フォーマットのスプレッドシートを使用します。 サンプル用のシートをコピーすることでそのままご利用いただけます。 
サンプル用のスプレッドシートはこちらをクリックしてください。

⚠️ 重要
カスタム項目には対応していません。カスタム項目のうち必須項目がある場合、連携が動作しません。

標準フォーマットの列構成

スプレッドシートは、以下の列順で構成する必要があります（1行目はヘッダー行）

列 列名 説明 必須
A 従業員番号 社員番号・従業員ID 従業員番号かメールアドレスのいずれかが必須
B 姓 従業員の姓 -
C 名 従業員の名 -
D 雇用状態 在籍中/退職済など

必須 以下のどれかを入力してください。

入社前/在籍中/休職中/退職済
E メンバー種別 正社員/契約社員など

以下のどれかを入力してください。

役員/契約社員/外部/正社員/その他/パート・アルバイト/業務委託/システム
F メールアドレス 会社メールアドレス 従業員番号かメールアドレスのいずれかが必須
G 部署 所属部署名 部署1、部署2・・・と列を複数準備した場合複数の部署情報をユーザーに登録が可能
「/」で区切ることで部署に階層を持たせることが可能
部署数に上限はなく、列の数だけ部署を追加することが可能
H 役職 役職・職位 -
I 入社日 入社日 日付は必ず YYYY-MM-DD 形式で入力してください。
J 退社日 退職日 日付は必ず YYYY-MM-DD 形式で入力してください。
K メモ 備考・追加情報 -
L 拠点コード 勤務地コード -
M ユーザ名 ログインユーザ名 -
N 個人メールアドレス 個人用メールアドレス -

スプレッドシート入力例

以下は、実際のスプレッドシート入力例です:

従業員番号 姓 名 雇用状態 メンバー種別 メールアドレス 部署1 部署2 役職 入社日 退社日 メモ 拠点コード ユーザ名 個人メールアドレス
EMP001 山田 太郎 在籍中 正社員 yamada.taro@example.com 営業部   部長 2020-04-01     3    
EMP002 鈴木 花子 在籍中 契約社員 suzuki.hanako@example.com 開発部   エンジニア 2021-07-01     2    
EMP003 佐藤 次郎 退職済 正社員 sato.jiro@example.com 総務部 人事部/人事課 課長 2018-10-01 2025-12-31   6    
💡 データ入力規則（プルダウン）を設定すると、入力ミスを防げます。

💡日付（I列・J列）の入力形式
日付は必ず YYYY-MM-DD 形式で入力してください。Googleスプレッドシートのセル書式設定で「表示形式の詳細設定」→「カスタム日時」から yyyy-mm-dd を設定すると、自動的に正しい形式で表示されます。

正しい例:

2020-04-01
2025-12-31

誤った例:

❌ 2020/04/01
❌ 04-01-2020
❌ 2020年4月1日

💡メールアドレス（F列）の重要性
メールアドレスは、Josys上でユーザーを一意に識別するための重要な項目です。

従業員番号かメールアドレスのいずれかの入力が必須です。重複しないようにしてください。有効なメールアドレス形式で入力してください。

💡部署情報の入力
部署の情報をスプレッドシート内に入れない場合、G/H/I列が部署情報とみなされて読み込みが行われます。
部署の更新をしない場合は、部署という列を準備し、中身は空欄の状態にて連携をしてください。
※既存の部署が消去されることはありません。

 

部署に関するカラム名は以下の正規表現パターンを用いて設定してください。

表記 パターン マッチ例 非マッチ例
日本語 ^部署\s*\d*$（大文字小文字区別なし・Unicode） 部署, 部署1, 部署2, 部署 1（スペースあり/なし両対応） 部署名, 所属部署
英語 ^department(?:\s+\d+)?$（大文字小文字区別なし） Department, Department 1, Department 2 Department1（半角スペース必須）, Departments

事前準備2.アクセス権の付与

OAuth認証に使用するGoogleアカウントに、スプレッドシートの閲覧権限を付与してください。

  1. スプレッドシート画面右上の「共有」をクリックします。
  2. Josysとスプレッドシートを連携するときに利用するGooglwアカウントのメールアドレスを入力します。
  3. 権限を「閲覧者」に設定します。（編集権限も可）「送信」をクリックします。
    💡セキュリティの観点から、必要最小限のアカウントにのみ権限を付与することを推奨します。

Josysとの連携手順

1.Spreadsheet IDの確認

  1. 連携したいGoogle Spreadsheetを開きます。
  2. ブラウザのアドレスバーに表示されているURLを確認します。
    URLは以下のような形式になっています:
    https://docs.google.com/spreadsheets/d/【Spreadsheet ID】/edit

    実例: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1fRdfrOLVYMQOzg3PYrpJFDRsxgAsyJTn_PEyEEGbTPU/edit#gid=0
    Spreadsheet IDは、d/の後から /editの前までの部分です
    :1fRdfrOLVYMQOzg3PYrpJFDRsxgAsyJTn_PEyEEGbTPU

2.Josysとの連携

  1. Josys左サイドバーから「連携>マスタ連携」をクリックします。
  2. メンバータブ内の、Google Spreasheetの「連携する」をクリックします。
  3. 連携に必要な項目を入力するウィンドウが右側に表示されます。
  4. 連携に必要な情報を入力します。
    • 連携メモ：連携のラベルに利用します。どのアカウントで連携したのかが分かるようにメールアドレスのアカウント名を入れることなどもおすすめです。
      例）hanako.yamada@josys.comで連携済み / 業務委託管理シート など
    • シートID:連携するシートのURLから取得したID
      例）1fRdfrOLVYMQOzg3PYrpJFDRsxgAsyJTn_PEyEEGbTPU
    • Josys APIキー、APIシークレット:鍵のアイコンをクリックしたら自動で生成されます。
  5. 接続テストの実行
    すべての項目を入力したら、「Googleスプレッドシートでサインインする」ボタンをクリックします。Josysが指定されたSpreadsheet IDからデータを取得できるかをテストします。

3.データの同期

  1. データを同期したい場合は、マスタソース設定画面の「今すぐ同期」ボタンをクリックしてください。同期が開始され、進行状況が表示されます。
  2. 同期完了後、結果（成功件数、エラー件数など）が表示されます
💡他のマスタソースと違い、毎朝の同期は行われないため、手動同期を行ってください。

ユーザー情報の同期・更新手順

  1. Google Spreadsheetに登録されているメールアドレスとJosysのメンバー台帳内のメールアドレスを比較します。
    見つかれば、スプレッドシートの情報の全ての情報を上書きします。
    ※メールアドレスは、大文字と小文字のどちらも同一として認識されます。
  2. 一致するメールアドレスが見つからない場合は、新規メンバーとして追加します。
  3. Google Spreadsheetに登録されている部署とJosysの「設定>部署」内の部署を比較します。
    同じ部署名の部署が見つからなければ部署を登録します。同一行内に同じ部署名が複数列で記載されている場合その部署はスキップされ、二つ同じ部署が作成されることはありません。

ベストプラクティス

1. データ入力規則の設定

データの入力ミスを防ぐため、以下の列にデータ入力規則（プルダウン）を設定することを推奨します:

雇用状態（D列）:

  1. D列全体を選択します。
  2. 「データ」→「データの入力規則」をクリックします。
  3. 条件で「プルダウン」を選択し、以下を入力します:
    入社前,在籍中,休職中,退職済,削除済,アーカイブ済み,その他
  4. 「保存」をクリックします

メンバー種別（E列）:

  1. E列全体を選択します。
  2. 「データ」→「データの入力規則」をクリックします。
  3. 条件で「プルダウン」を選択し、以下を入力します:
    役員,契約社員,外部,正社員,その他,パート・アルバイト,業務委託,システム
  4. 「保存」をクリックします

2. 条件付き書式の活用

必須項目の入力漏れを視覚的に確認できるよう、条件付き書式を設定します。
例: メールアドレス列が空の場合に赤色で強調表示

  1. F列（メールアドレス）を選択します。
  2. 「表示形式」→「条件付き書式」をクリックします。
  3. 「セルが空白の場合」を条件に設定します。
  4. 背景色を赤に設定します。
  5. 「完了」をクリックします。

3. シートの保護

誤ってヘッダー行を削除・変更しないよう、1行目を保護します:

  1. 1行目を選択します。
  2. 右クリックして「範囲を保護」を選択します。
  3. 「権限を設定」で、編集できるユーザーを制限します。

4.バージョン履歴の活用

Googleスプレッドシートのバージョン履歴を定期的に確認し、誤った変更があった場合に復元できるようにします。

  1. 「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」をクリックします。
  2. 必要に応じて過去のバージョンに復元します

よくある質問（FAQ）

  • Q: スプレッドシートのカラム名や順序は自由に変更できますか?
    A: いいえ、Josys標準フォーマットで定義されたカラム名と順序を維持する必要があります。カラム名を変更したり、列の順序を入れ替えたりすると、データが正しく同期されません。
  • Q: 複数のスプレッドシートを連携できますか?
    A: 現在、1つのJosysテナントにつき1つのスプレッドシートのみ連携可能です。
  • Q: カスタム項目への対応は可能ですか?
    A: Josys標準フォーマット以外のカスタム項目に対応するには、個別のスクリプト作成とお客様テナントへのリリース作業が必要です。ご希望の場合は、Josysサポートチームにお問い合わせください。
  • Q: Google Workspaceの組織アカウントではなく、個人のGoogleアカウントでも連携できますか?
    A: はい、可能です。ただし、企業の従業員データを扱うため、セキュリティの観点から組織アカウントの使用を強く推奨します。
  • Q: 部署に階層を持たせることはできますか?
    A: はい、可能です。階層を持たせたい場合は一つのセルの中に「/」で区切って入力してください。
    例）情報システム部/IT管理課/企画チーム　と入力した場合、
    情報システム部
    └IT管理課
    └─企画チーム
    上記のような階層で部署が登録されます。

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