退職者のアカウント削除漏れを防ぐポリシーを設定する – ジョーシスヘルプセンター

概要

退職・停止などのユーザーステータス変更をきっかけに、対象アプリのアカウント削除を自動化するポリシーを設定します。自動削除に加えて、承認や手動タスクを組み合わせ、削除漏れの確認に役立てられます。

参考

デフォルトで「オンデマンド」が追加されています。こちらは、ユーザーを選択して手動でワークフローを起動させるためのトリガーです。
その他に、ユーザーの項目変更をトリガーにワークフローを自動的に発動させたい場合はその他のトリガーを追加してください。
※表示されるトリガーは、全て「OR」条件で実行されます。
ユーザーの退職日に基づくもしくは、ユーザーが退職、削除、または停止された場合を選びます。
退職日に基づく を選択した場合、退職日/退職日N日前/退職日N日後を選択できます。
時間の指定も可能です。
ユーザーが退職、削除、または停止された場合 を選択した場合対象にするステータスを選択します。候補は［削除済］［停止中］［退職済］です。
右下の 「次へ」 をクリックします。

必要に応じてアクセス確認を有効にします。
このステップを作成しない場合、トリガーされたら即時にアプリのアカウントが削除されます。
ステップを作成した場合、トリガーされた後に指定のレビュアーもしくは本人に「アカウントを削除してよいかどうか」の確認の連絡をすることができます。

管理者同意では、さらにそのレビュアーもしくは本人の回答内容について承認者を設定することが出来ます。
例えば、もし、アカウント削除に同意しない従業員がいた場合にそれを上長に承認してもらうステップを作成することが可能です。

承認を不要にするか、アクションセンターで管理者が同意してから実行するかを選びます。自動削除の範囲と組織の承認ルールに合わせて設定してください。

［アクションを追加］からアクションを選んでください。
選択できるアクションはこちらをご参照ください：ワークフロー内で設定できるアクションについて
アクセス確認を設定している場合は質問内容に応じてアクションを設定できます。
対象アプリごとに削除アクションを確認します。
［即時実行］または［実行日を指定する］を選びます。指定実行は期間を設定します。
アプリが対応している場合、削除対象ユーザーのデータを別のユーザーへ移行するか選びます。

失敗時の処理として、手動タスク、サービスリクエスト、HTTPリクエスト、メールなどからフォロー方法を設定します。選択できる処理や入力項目は環境によって異なる場合があります。

［既存イベントに対して実行］を有効にすると、過去のイベントが対象になる可能性があります。対象範囲と影響を確認してから設定してください。

失敗時に選べるフォロー処理

保存前に、トリガー、対象ユーザー・アプリ、削除タイミング、データ移行、承認、失敗時の処理、既存イベントへの適用を確認します。保存後のポリシーの有効化状態も確認してください。