「ポリシー」機能を先行利用されているお客様へ
一部のお客様には、ワークフローの作成・設定を「ポリシー」から行う機能を先行リリースしています。対象のお客様は、「ポリシー」画面でアクションを設定してください。本記事は従来のワークフロー画面をもとに説明しているため、画像や操作名が実際の画面と異なる場合があります。
一部のお客様には、ワークフローの作成・設定を「ポリシー」から行う機能を先行リリースしています。対象のお客様は、「ポリシー」画面でアクションを設定してください。本記事は従来のワークフロー画面をもとに説明しているため、画像や操作名が実際の画面と異なる場合があります。
概要
本ページはワークフローやポリシーで設定できる『アクション』について説明したページです。
参考：ワークフロー機能について [一部先行リリース]ポリシー機能とは
各アクションについて
アクションとは、設定した条件に該当した際に、実際に行う処理のことです。「アクションを追加」から、実行する処理を選択します。
確認・承認や実行タイミングを設定している場合は、その設定に従って実行されます。選択できるアクションは、ワークフローやポリシーの種類、対象アプリ、連携状況によって異なります。
| アクション | できること |
|---|---|
| アカウントを追加 | 対象アプリにアカウントを作成します |
| アカウントを削除 | 対象アプリのアカウントを削除します。アプリや設定によっては、停止・アーカイブなどの操作も選択できます |
| 手動タスクを作成 | 担当者に作業を依頼するタスクを作成します。自動操作に対応していないアプリへの対応などに利用できます |
| チケットを作成 | Jiraにチケットを作成し、対応を依頼・管理します。事前にJiraとの連携が必要です |
| メールを送信 | 指定した宛先に、設定した件名・本文のメールを送信します |
| サービスリクエストを作成 | Josysにサービスリクエストを作成し、担当者に対応を依頼します ※サービスリクエスト機能対象のお客様のみのアクションです。 |
| HTTPリクエスト | 外部システムのAPIを呼び出します |
| アクセスレビューを送信 | 対象アプリのアクセスレビューを開始します |
| アプリを分類 | 検出されたアプリの承認ステータスを変更します |
アカウントを追加 アクション
対象アプリにJosysから自動でアカウントを発行するアクションです。アカウント発行の際にアプリごとに必要な設定を進めてください。
💡Josysからアカウントを発行する権限がないアプリの場合、「手動タスク」か、「チケットを作成」としての設定画面に切り替えが可能です。
アカウントを削除/アーカイブ/停止 アクション
対象アプリにJosysから自動でアカウントを削除/アーカイブ/停止するアクションです。
💡Josysからアカウントを削除/アーカイブ/停止する権限がないアプリの場合、「手動タスク」か、「チケットを作成」としての設定画面に切り替えが可能です。
手動タスクを作成 アクション
担当者に作業を依頼するタスクを、Josysのアクションセンター内『マイタスク』に作成するアクションです。
- タスクを作成するタイミングを選択してください。
- タスクの担当者を設定してください
└全てのJosys管理者
└タスク担当者を一人選択 - このタスクが登録されたら何を実行してほしいのか、「タスクの説明」を登録してください。
記載例）「対象アプリのアカウント発行後、タスクのステータスを「終了」に変更してください」
タスク作成後の確認方法は下記の通りです。
- 手動タスクの作業者に設定された方がJosysにログインすると、アクションセンター内「マイタスク」にタスクが追加されています。
- 表示されている「タスク」をクリックして頂くと右側に依頼内容の詳細が表示されます。
チケットを作成 アクション
Jiraにチケットを起票するアクションです。
- チケットを作成するタイミングを選択してください。
- JIRA側のどのプロジェクトに、どの課題タイプでチケットを起票するのかを選択してください。
- その課題タイプに必要な入力項目が表示されるので適宜入力してください。
💡ご利用には、事前にJiraとのアプリ連携と業務ツール連携が必要です。
参考：Jiraと業務ツール連携をする
参考：Jiraと業務ツール連携をする
メールを送信 アクション
指定した宛先にメールを送信するアクションです。
- メールを送信するタイミングを選択してください。
- メールを送信する宛先のメールアドレスを設定してください
- 件名、本文を設定してください
💡手動タスクのみを追加してもメールで通知などが行われないため、対応漏れを防ぐために当アクションの追加を推奨します。
アクセスレビューを送信 アクション
アプリの棚卸アンケートを送信するアクションです。
- 自動化がトリガーされたら即時にレビューを送信するのか、N日後に実行するのかを選択してください。
- アプリ棚卸し質問を設定してください。過去に作成済みの質問から選択するか、新規の質問を作成いただけます。
- アンケートの送付方法を設定してください。メールは必須です。
追加でSlack、Microsoft Teamsから選択できます。
それぞれを通知先に設定する場合は先に業務ツール連携が必要です。
参考：連携＞業務ツール連携
アプリを分類 アクション
検出されたアプリの承認ステータスを更新するアクションです。
- 変更先のステータスを選択してください
選択肢：利用承認済、利用却下、レビュー中、非表示
よくある質問
Q:複数のアプリをトリガー対象に選択しました。一つのアプリでワークフローが失敗した場合どのような挙動になりますか？
A:それぞれ独立してワークフローが起動しているため、1つのアプリが失敗してもその他のアプリが正常に動作していればアカウント発行や削除のアクションは完了します。