順次アップデートに伴い、画面内の「メンバー」表記は「ユーザー」へ変更されております。恐れ入りますが、ヘルプ内に「メンバー」の記載が残っている場合は、適宜「ユーザー」と読み替えてご活用いただけますようお願い申し上げます。詳しい背景等につきましては、こちらのお知らせをご確認ください。
本ページでは、カオナビとマスタ連携をしてユーザー台帳を作成する方法や、詳細を記載しています。※現在、一部仕様の修正に伴い、本機能を一時的に非公開としております。 近日中に公開を再開する予定です。修正が完了次第、本ヘルプページの情報を更新いたします。
概要
本ページでは、カオナビとマスタ連携をしてユーザー台帳を作成する方法や、詳細を記載しています。
参考：外部システムと連携（マスタ連携）し、ユーザー台帳を作成する
連携される項目
カオナビと連携していただくことでJosysに連携される項目は下記の7つです。
そのほかの項目はJosysに入らないため、CSV一括登録などでご登録ください。
| カオナビ項目名 | Josys項目名 |
|---|---|
| 名前のスペースより前 | 姓 |
| 名前のスペースより後 | 名 |
| 社員番号 | 従業員番号 |
| メールアドレス | メールアドレス |
| 入社日 | 入社日 |
| 退職日 | 退職日 |
| 所属※表の下に添付の画像をご確認ください | 部署 |
| - | ステータス（在籍中/退職済） ※退職日が今日より前の場合「退職済」となります。 ※入社日が入力あり、退職日が空欄、カオナビの利用形跡がある場合「在籍中」となります。 |
部署メニュー（設定＞部署）には、カオナビの所属ツリー管理（管理者機能トップ＞所属ツリー管理）の情報が連携されます。
連携方法
1.アプリ連携の実施
（カオナビのログインアカウント情報）を取得します。
カオナビをご参照の上、Josysとのアプリ連携を実施してください。
アプリ連携をすると、「マスタ連携する」というポップアップが表示されるため、「連携する」をクリックしてください。ここまで終了した方は、「 3.マスタ連携が成功していることを確認する」に進んでください。
過去にすでにアプリ連携を実施頂き済みの方は、「2.マスタ連携の実施」に進んでください。
2.マスタ連携の実施
各SaaSツールに登録されているユーザー情報をマスタとして利用するため、
下記の方法でJosysとのマスタ連携を実施してください。
- 左サイドバーから「連携＞マスタ連携」をクリックします。
- アプリ連携ができている場合、”ユーザー”カテゴリの中に緑の文字で”連携済”と表示されます。
その右側にある「連携」をクリックします。
- 連携したいワークスペースをプルダウンから選択してください。※アプリ連携の際、連携名を付けていない場合は「-」というデータで作成されています。（参考：連携名）
- 右下の「実行する」をクリックしてください。
- 「マスタ連携が完了しました」と表示されたことをご確認ください。
3.マスタ連携が成功していることを確認する
- 左サイドバーから「ユーザー」をクリックし、ユーザー台帳を開きます。
- ユーザー台帳に、連携したSaaSツールのアイコンがついたユーザーが登録されていればマスタ連携が完了です。
ユーザー情報の同期・更新手順
- カオナビの
メールアドレスを、Josysのメールアドレスと比較します。
見つかれば、「部署」と「ステータス」情報のみを上書きします。
また、その他の項目でJosys側が空欄の項目がある場合は、最新データが登録されます。
※メールアドレスは、大文字と小文字のどちらも同一として認識されます。 - 一致するユーザーが見つからない場合は、
社員番号とJosysの従業員番号を比較します。
見つかれば、「部署」と「ステータス」情報のみを上書きします。
また、その他の項目でJosys側が空欄の項目がある場合は、最新データが登録されます。
- 一致する
従業員番号が見つからない場合は、新規ユーザーとして追加します。
⚠️カオナビのAPIには「ユーザー（従業員情報）」と「ユーザー（ログイン用アカウント）」の2種類のデータが存在します。
ユーザー: 氏名、従業員番号、ステータスなどの情報を含む従業員レコードです。Josysの「マスタ連携」では、この「ユーザー」データのみを使用してユーザー台帳へ同期します。
ユーザー: カオナビにログインするためのアカウント情報です。従業員情報は含まれません。アプリ連携によってカオナビから取得された「ユーザー」情報は、ユーザー台帳には連携されず、Josys上では「未管理ユーザー」として表示されます。
「ユーザー」データのみが登録されており、「ユーザー」データが存在しない（従業員番号やステータスが未登録の）アカウントは、マスタ連携を行ってもユーザー台帳には同期されません。