本ページでは、SmartHRとマスタ連携をしてメンバー台帳を作成する方法や、詳細を記載しています。
概要
本ページでは、SmartHRとマスタ連携をしてメンバー台帳を作成する方法や、詳細を記載しています。
参考:外部システムと連携(マスタ連携)し、メンバー台帳を作成する
連携される項目
SmartHRと連携していただくことでJosysに連携される項目は下記の7つです。
そのほかの項目はJosysに入らないため、CSV一括登録などでご登録ください。
| SmartHR項目名 | Josys項目名 |
|---|---|
| 氏 | 姓 |
| 名 | 名 |
| 社員番号 | 従業員番号 |
| メールアドレス※1 | メールアドレス |
| 個人メールアドレス※1 | メールアドレス |
| 役職 | 役職 |
| 在籍状況※2 | 従業員ステータス |
| 雇用形態※3 | 雇用形態 |
| 入社年月日 | 入社日 |
| 退職年月日 | 退職日 |
| 部署1 | 部署 |
| プロフィール画像 | プロフィール画像 |
| 会社メール用のカスタムフィールド※1 | メールアドレス |
①入社前の従業員に対してSmartHRのアカウントを個人のメールアドレスで発行するケースがあります。その場合、SmartHR側に会社用メールアドレスを管理するためのカスタム項目を作成して連携していただき、会社用メールアドレスを利用してメンバー台帳の作成をお願いします。 詳細は下記のヘルプページをご覧ください。
参考:SmartHRのカスタム項目から会社メールアドレスを同期する
②SmartHRに登録されているメールアドレスのドメインが、弊社が認識している貴社メールアドレスのドメインと異なる場合、「個人メールアドレス」欄にメールアドレスが登録され、「メールアドレス」の欄は空欄となります。個人メールアドレスでメンバー台帳を作成してしまうと、入社後に発行された会社用メールアドレスでアプリやSaaSツールのアカウントを発行した際、メンバーと紐づかなくなるためです。
SmartHR上で「退職済み」としても、初期設定のままではJosys上に反映されません。SmartHR上のステータスをJosysと同期するための設定方法はヘルプページ:こちらをご確認ください。
連携方法
1.アプリ連携の実施
SmartHRをご参照の上、Josysとのアプリ連携を実施してください。
アプリ連携をすると、「マスタ連携する」というポップアップが表示されるため、「連携する」をクリックしてください。ここまで終了した方は、「 3.マスタ連携が成功していることを確認する」に進んでください。
過去にすでにアプリ連携を実施頂き済みの方は、「2.マスタ連携の実施」に進んでください。
2.マスタ連携の実施
各SaaSツールに登録されているメンバー情報をマスタとして利用するため、
下記の方法でJosysとのマスタ連携を実施してください。
1.左サイドバーから「連携>マスタ連携」をクリックします。
2.アプリ連携ができている場合、”メンバー”カテゴリの中に緑の文字で”連携済”と表示されます。
その右側にある「連携」をクリックします。
3.連携したいワークスペースをプルダウンから選択してください。※アプリ連携の際、連携名を付けていない場合は「-」というデータで作成されています。(参考:連携名)
4.右下の「実行する」をクリックしてください。
5.「マスタ連携が完了しました」と表示されたことをご確認ください。
3.マスタ連携が成功していることを確認する
1.左サイドバーから「メンバー」をクリックし、メンバー台帳を開きます。
2.メンバー台帳に、連携したSaaSツールのアイコンがついたメンバーが登録されていればマスタ連携が完了です。
ユーザー情報の同期・更新手順
- SmartHRの
社員番号Josysの従業員番号を比較します。
見つかれば、「部署」と「従業員ステータス」情報のみを上書きします。
- 一致するメンバーが見つからない場合は、
メールアドレス、会社メール用のカスタムフィールドを
Josysのメールアドレスまたは個人メールアドレスと比較します。
見つかれば、「部署」と「従業員ステータス」情報のみを上書きします。
- 一致する
メールアドレスが見つからない場合は、新規メンバーとして追加します。
SmartHRとマスタ連携を実施し、メンバー台帳を作成する際に引用される情報はSmartHR上の「従業員リスト」から引用されます。
アプリ台帳(Josys上の「アプリ>管理アプリ」をクリック)上のSmartHRに使われている情報は、SmartHR上の「共通設定>メールアドレスアカウント」です。