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ユーザー台帳上のユーザー情報をCSVファイルで一括登録・編集する

更新
【UI表記変更のお知らせ】
順次アップデートに伴い、画面内の「メンバー」表記は「ユーザー」へ変更されております。恐れ入りますが、ヘルプ内に「メンバー」の記載が残っている場合は、適宜「ユーザー」と読み替えてご活用いただけますようお願い申し上げます。詳しい背景等につきましては、こちらのお知らせをご確認ください。

本ページでは従業員の情報をJosysのユーザー台帳にCSVを利用して一括で登録する方法をご紹介しています。

概要

本ページでは従業員の情報をJosysのユーザー台帳にCSVを利用して一括で登録する方法をご紹介しています。

外部SaaSツールとマスタ連携をしてユーザー台帳を作成していても「部署」（SmartHRは「ステータス」も）のみ、情報が上書きされます。そのため、それ以外の項目に更新があれば手で更新して頂く必要がございますため、ぜひご活用ください。

CSV一括読み込み以外の登録方法は下記をご覧ください。
参考：従業員を登録する（ユーザー台帳への追加）

また、弊社のフォーマットと一致していなくてもAIでカラム名から情報を判別し、インポートを行うJosys AIの「データリファイナリー」機能もご用意しております。合わせてご確認ください。

参考：データリファイナリーを使ってデータを読み込む

想定読者

ユーザー台帳をCSV一括読み込みで作成したいIT管理者

CSVインポートの仕様

すでに同じ従業員番号またはメールアドレスがユーザー台帳に存在する場合：
その社員の従業員情報がCSVファイルの内容で上書き更新されます。

該当する従業員番号またはメールアドレスのがユーザー台帳に存在しない場合：
新たな従業員として新規登録されます。

手順

1.CSVファイルの作成

  1. Josys左サイドバーの「ユーザー」をクリックし、ユーザー台帳を開いてください。
  2. 右上の「ダウンロード」ボタンをクリックしてください。
  3. 「全てのユーザー」をクリックしてください。
  4. Josys左サイドバーの「バックグラウンド処理」をクリックしてください。
  5. CSVの生成が完了していたら、CSVファイルをダウンロードしてください。
    完了していない場合は数秒後、リロードをして完了するまでお待ちのうえ、
    CSVファイルをダウンロードしてください。
  6. ダウンロードしたCSVファイルを開いてください。
    ファイルには、すでに登録されている社員が1名以上記載されています。
  7. CSVファイルに登録したい従業員情報をご入力ください。
  8. 連携しているアプリ数を示す「アプリ」列を削除して保存してください。
    ※削除をしていない場合は、CSVヘッダーを確認してくださいというエラーが出力されます。
⚠️Josys上の権限を示す「権限」という列については、CSVでの修正ができません。この列を編集した状態で読み込みをするとエラーになるため編集をせず読み込んでいただくか、列を消した状態で読み込みをしてください。
⚠️CSV内に出力される「(アプリ名)アカウントID」や「(アプリ名)ユーザー名」等の列は、連携アプリの紐づけ用IDを表しています。
参考： CSVで紐付けIDを一括登録する

2.CSVファイルをインポートする

  1. Josys左サイドバーの「ユーザー」をクリックし、ユーザー台帳を開いてください。
  2. 右上の「＋登録する」をクリックしてください。
  3. 候補が表示されるので、「ユーザーのCSV一括登録」をクリックしてください。
  4. ポップアップ画面が表示されるため、作成したCSVをアップロードしてください。

    すでに同じ従業員番号/メールアドレスがユーザー台帳に存在する場合：
    その社員の従業員情報がCSVファイルの内容に上書きされます。

    従業員番号/メールアドレスがユーザー台帳に存在しない場合：
    新たな従業員として追加されます。
  5. 右下の「ファイルを読み込む」をクリックしてください。

メールアドレスを変更したい場合の手順

〈従業員番号が登録されている場合〉
従業員番号をキーとして使用することで、CSVインポートによりメールアドレスを一括で更新することができます。

〈従業員番号が登録されていない場合〉
従業員番号がない場合は、一時的に「従業員番号」を活用することで、CSVインポートによるメールアドレスの一括更新が可能です。

参考：ユーザーのメールアドレスをCSVで一括更新する

アップロード時の注意点

〈アップロードするCSVについての注意点〉

  • ダウンロードしたCSVファイルをアップロードする場合は、連携しているアプリ数を示す「アプリ」列、権限を示す「権限」列を削除してアップロードしてください。削除をしていない場合は、CSVヘッダーを確認してくださいというエラーが出力されます。
  • 1回あたり5,000行までの制限があります。
    5,001行以上となる場合はファイルを分割してアップロードください
  • CSVファイルでは環境依存文字を使わないようにお願いします。例えば、「①」この文字を使うと“\\x???” from Windows31J to UTF-8というエラーが出てしまいますので、「1」などの文字にするかこの文字を取り除くようにしてください。

〈削除についての注意点〉

  • ユーザーの削除はUIからのみ可能です。既に存在するユーザーをCSVファイルから削除して再アップロードしたとしても、そのユーザーはJosysから削除されません。

よくある質問

Q.出力したCSVを編集してそのまま読み込んだのに読み込みができません。なぜですか？
A.「アプリ」「権限」列を削除してから読み込みをお願いいたします。

Q.データの読み込みに失敗しますが、失敗している理由がわかりません。
A.メニューのバックグラウンド処理をクリックしていただき、「CSV登録」の行をクリックしてください。どの行になんのエラーが発生しているのかをご確認いただけます。

関連ページ：CSVで紐付けIDを一括登録する 

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