Google Workspaceとのマスタ連携でユーザー台帳を作成する

概要

本ページでは、Google Workspaceとマスタ連携をしてユーザー台帳を作成する方法や、詳細を記載しています。

参考：外部システムと連携（マスタ連携）し、ユーザー台帳を作成する

連携される項目

Google Workspaceと連携していただくことでJosysに連携される項目は下記の7つです。
そのほかの項目はJosysに入らないため、CSV一括登録などでご登録ください。

連携方法

1.アプリ連携の実施

Google Workspaceをご参照の上、Josysとのアプリ連携を実施してください。

アプリ連携をすると、「マスタ連携する」というポップアップが表示されるため、「連携する」をクリックしてください。ここまで終了した方は、「3.マスタ連携が成功していることを確認する」に進んでください。

過去にすでにアプリ連携を実施頂き済みの方は、「2.マスタ連携の実施」に進んでください。

2.マスタ連携の実施

各SaaSツールに登録されているユーザー情報をマスタとして利用するため、下記の方法でJosysとのマスタ連携を実施してください。

1. 左サイドバーから「連携＞マスタ連携」をクリックします。
2. アプリ連携ができている場合、”ユーザー”カテゴリの中に緑の文字で”連携済”と表示されます。
   その右側にある「連携」をクリックします。
   
3. 連携したいワークスペースをプルダウンから選択してください。※アプリ連携の際、名前を付けていない場合は「-」というデータで作成されています。（参考：連携名）
4. 右下の「実行する」をクリックしてください。
5. 「マスタ連携が完了しました」と表示されたことをご確認ください。
   

3.マスタ連携が成功していることを確認する

1. 左サイドバーから「ユーザー」をクリックし、ユーザー台帳を開きます。
2. ユーザー台帳に、連携したSaaSツールのアイコンがついたユーザーが登録されていればマスタ連携が完了です。

Google Workspaceから連携されたユーザーのフィルタリング機能

JosysではGoogle Workspaceに登録されているユーザーのうち、一部のユーザーのみを可視化するフィルタリング機能のご用意があります。

通常、マスタ連携を行うと、Google Workspaceに登録されているユーザーをすべて取り込みます。その後、Josys上から一部のユーザーのみに絞り込みを行うことで管理対象外のユーザーをJosysのユーザー台帳から削除することができます。

1. 連携＞マスタ連携をクリックします。
2. Google Workspaceのボックスにある三点リーダー＞メンバのフィルター設定をクリックしてください。
   

3. ドメイン及び組織部門でフィルタリングが可能です。OR条件でフィルタグループを追加することが出来ます。
   

   ⚠️ユーザー台帳から削除され、ログインできなくなることを防ぐためにJosysにログインできるIT管理者が条件に含まれるようにしてください。
4. 入力欄をクリックするとGoogle Workspace側で作成されている情報が表示されます。
   
5. マスタ連携でフィルタリングを行うと、アプリのアカウント一覧も、絞り込んだ方のみの表示に切り替わります。
   

ユーザー情報の同期・更新手順

1. Google Workspaceのユーザー情報に登録されている従業員 IDを、
   Josysのユーザー台帳内のユーザーIDと比較します。
   見つかれば、「部署」情報のみを上書きします。
   また、その他の項目でJosys側が空欄の項目がある場合は、最新データが登録されます。
2. 一致する従業員 IDが見つからない場合は、Google Workspaceのメインのメールアドレスと
   Josysのユーザー台帳内のメールアドレスを比較します。
   見つかれば、「部署」情報のみを上書きします。
   また、その他の項目でJosys側が空欄の項目がある場合は、最新データが登録されます。
   ※メールアドレスは、大文字と小文字のどちらも同一として認識されます。
3. 一致するメールアドレスが見つからない場合は、新規ユーザーとして追加します。