【旧】ワークフロー機能について – ジョーシスヘルプセンター

ワークフロー機能は「ポリシー」および「自動化」機能に移管しました。現在ヘルプページを更新中です。
参考：ポリシー機能とは

本ページでは、Josysのワークフロー機能についてご紹介します。ワークフロー機能は、Josys上で行うさまざまな処理を自動化できる仕組みです。あらかじめJosys側でテンプレートが用意されており、それを利用することで、入社処理・退職処理・アプリ申請などの繰り返し業務を効率化し、セキュリティやコンプライアンスも強化できます。

概要

ワークフロー機能は、Josys上で行うさまざまな処理を自動化できる仕組みです。
Josys側でテンプレートが用意されており、それを利用することで、入社処理・退職処理・アプリ申請などの繰り返し業務を効率化し、セキュリティやコンプライアンスも強化できます。

想定読者

アクセスマネジメントプランをご契約頂いているIT管理者

目的

煩雑になりがちな入退社処理を標準化・自動化すること
アプリケーション申請やライセンス管理を効率化すること
未管理ユーザーや無駄なライセンスを減らし、セキュリティとコストを最適化すること

画面説明

ワークフローの一覧画面の項目内容についてご説明します。

作成済みワークフロー一覧画面

項目名	説明
ワークフロー名	お客様がワークフローを作成した際に設定した名前が表示されます。
トリガー	お客様がワークフローを作成した際に選択したワークフローテンプレートが表示されます。
エンティティ	ワークフローの対象となるサービスやアプリケーションが表示されます。
承認	ワークフローを作成した際に「承認」画面で設定した内容が表示されます。
最終実行ステータス	直近のワークフロー実行結果が表示されます。
合計実行数	そのワークフローがこれまでに実行された回数が表示されます。
作成者	そのワークフローを作成したユーザーの情報が表示されます。
作成日	ワークフローが作成された日付が表示されます。
最終更新者	最後にワークフローを編集したユーザーが表示されます。
最終更新日	ワークフローが最後に編集された日付が表示されます。
右端の三点リーダー「…」	三点リーダーをクリックすると、下記の4つのメニューが表示されます。・ワークフローの実行履歴を表示・選択したユーザーに対してワークフローを実行する　参考：手動でワークフローを実行する方法・ワークフローを編集・ワークフローを削除

実行履歴及び詳細ログ画面

利用できるテンプレート

入社時のアカウント発行自動化
新入社員の入社時に必ず付与したいアプリが有る場合、入社したユーザーに自動で対象アプリのアカウントを発行させることが可能です。
アプリアクセスリクエスト
アプリのアカウント取得の申請から承認までのフローを作成できます。これにより、従業員によるアプリ申請を効率化します。
退職処理の自動化
退職者のアプリアクセスを自動で削除し、セキュリティを確保するとともに手作業を削減します。
未管理ユーザー検知
未承認または未追跡のアカウントを自動で検出し、セキュリティリスクを軽減します。
ライセンスの最適化
アカウント利用状況を監視し、未使用ライセンスを回収または再割り当てして、コスト削減と効率化を図ります。
自動アプリ棚卸し
ユーザーやアプリオーナーの回答に基づき、アプリ棚卸しのアクションを自動化します。
検知アプリのガバナンス
指定した人数以上の利用ユーザーの検知をトリガーに検知アプリの分類を自動化します。
「利用却下」アプリの管理
「利用却下」に分類している検知アプリの利用ユーザーの検知をトリガーにアクションを自動化します。

ワークフロー実行後に届くメール

ワークフローが実行されると翌朝に、前日に実行されたワークフローの概要が各IT管理者あてにメールで送信されます。

ワークフローの作成方法

設定内容はテンプレートによって異なります。詳細は下記の各テンプレートのページをご確認ください。

よくある質問

Q:ワークフローが実行されましたというメールに記載がある実行日時はどこが基準の時間ですか？
A:現在、協定世界時間（UTC）での表示となっております。2025/10/10現在日本時間（JST）に調整中です。

Q:ワークフローを一度保存したあと、編集することはできますか？
A:現時点ではステップ3のトリガー以降の条件・アクションのみ編集できる仕様となっております。そのため、既存のワークフローにアプリを追加されたい場合は、新規作成をしていただく形となります。

Q:ワークフローを複製する機能はありますか？
A:あいにく、現時点では複製機能は実装されておりません。

Q:複数のアプリをトリガー対象に選択しました。一つのアプリでワークフローが失敗した場合どのような挙動になりますか？
A:それぞれ独立してワークフローが起動しているため、1つのアプリが失敗してもその他のアプリが正常に動作していればアカウント発行や削除のアクションは完了します。

概要